Normativa e conformità
La notifica CPNP è la trasmissione elettronica obbligatoria, prevista dall’articolo 13 del regolamento (CE) n. 1223/2009, con cui la persona responsabile comunica alla Commissione europea che un prodotto cosmetico sta per essere immesso sul mercato UE.
La procedura, in sé, è semplice.
Il CPNP resta l’unico punto in cui tutto si può bloccare, e blocca i marchi dopo mesi di formulazione, test e documentazione.
Il Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) è un sistema online centralizzato gestito dalla Commissione europea. Una sola notifica copre tutto il mercato UE più Norvegia, Islanda e Liechtenstein, e l’Irlanda del Nord continua a rientrarci in forza del quadro di Windsor.
La notifica in sé non costa nulla.
Dopo 30 anni nel settore hair and beauty, più di recente nella cosmetica in private label, il CPNP è il punto in cui vedo chi lancia un marchio accorgersi di non essere pronto.
Per il quadro generale della conformità a livello mondiale e per l'impianto del regolamento cosmetico europeo, rimando a quelle guide.
Avvertenza importante: non sono un avvocato né un professionista di affari regolatori. Quello che leggi è esperienza pratica di settore, non consulenza legale. Per le domande specifiche, parlane con la tua persona responsabile.
In questa guida trovi che cos’è il CPNP, che cosa chiede l’articolo 13, come funziona la procedura, le dichiarazioni su nanomateriali e sostanze CMR, e gli errori che finiscono in rilievi delle autorità e in sospensioni sui marketplace.
Conviene sapere perché il CPNP esiste e che fine fanno i dati una volta trasmessi.
Il portale ha due funzioni principali, e capirle entrambe spiega perché certe informazioni sono obbligatorie e perché il sistema è fatto così.
La notifica regolatoria prima dell’immissione sul mercato. L’articolo 13 del regolamento 1223/2009 impone di notificare alla Commissione europea ogni prodotto cosmetico prima che venga immesso sul mercato UE. È la notifica ad aprire l’accesso al mercato. Senza una notifica CPNP valida il prodotto non è legalmente sul mercato, che stia fisicamente in magazzino o già sullo scaffale.
Il supporto alla risposta tossicologica. I dati trasmessi al CPNP sono messi a disposizione dei centri antiveleno e degli organismi analoghi di tutta l’UE, così che in caso di emergenza medica legata a un prodotto cosmetico il personale sanitario possa recuperare in fretta le informazioni sulla composizione che gli servono per intervenire. È per questo che la formulazione quadro, o la composizione completa, è un campo obbligatorio.
Quasi tutto quello che il portale chiede nasce da questi due scopi: la sorveglianza del mercato e l’emergenza medica. Il CPNP è uno strumento per chi controlla e per chi soccorre, non uno strumento di informazione al consumatore.
Tre chiarimenti che tolgono di mezzo parecchia confusione.
Il CPNP non è un’autorizzazione del prodotto. Trasmettere una notifica non vuol dire che la Commissione europea abbia esaminato o approvato il tuo prodotto. Il CPNP è un sistema dichiarativo: tu trasmetti le informazioni, ricevi un numero di riferimento, e la responsabilità legale della conformità resta tutta in capo alla persona responsabile.
Il CPNP non è il PIF. La documentazione informativa sul prodotto è il fascicolo completo tenuto dalla persona responsabile: contiene il CPSR, i dati di fabbricazione, le prove a sostegno dei claim e i documenti di supporto. Al CPNP arriva solo una parte di quelle informazioni. Sono due cose collegate ma distinte.
Il CPNP non si fa Stato per Stato. Con la direttiva cosmetici che ha preceduto il regolamento 1223/2009 i marchi dovevano notificare a ogni Stato membro separatamente. Nel 2013 il CPNP ha sostituito quel sistema frammentato. Una notifica, un portale, e l’accesso a tutto il mercato UE più lo Spazio economico europeo.
A trasmettere le notifiche possono essere solo due tipi di utente.
Il profilo persona responsabile è quello della persona fisica o giuridica stabilita nell’UE che tiene il PIF, compare in etichetta e risponde della conformità.
Per i marchi extra UE di solito è un servizio di persona responsabile a contratto, con sede in uno Stato membro.
Il profilo distributore serve nel caso specifico che descrive l’articolo 13, paragrafo 3: un distributore rende disponibile in uno Stato membro un prodotto cosmetico già immesso sul mercato di un altro Stato membro e "traduce, di propria iniziativa, un qualsiasi elemento dell’etichetta del prodotto in questione al fine di rispettare il diritto nazionale". Pesano tutte e due le condizioni. Una traduzione chiesta dalla persona responsabile non è iniziativa del distributore, e una traduzione fatta per ragioni commerciali invece che per rispettare il diritto nazionale non ti mette in questo profilo.
Il profilo distributore è più stretto di quanto la maggior parte dei marchi immagini, e non sostituisce la notifica della persona responsabile.
Un marchio con sede fuori dall’UE non può trasmettere in proprio. La notifica la fa la persona responsabile stabilita nell’UE, o qualcuno per suo conto. È l’equivoco che vedo più spesso in chi prova a gestirsi da solo il lancio europeo.
Il CPNP non è un modulo che si improvvisa.
Ogni campo ha una base normativa precisa, e quello che scrivi verrà incrociato con il resto della tua documentazione di conformità.
L’articolo 13, paragrafo 1 del regolamento 1223/2009 elenca le informazioni che la persona responsabile deve trasmettere prima di immettere sul mercato un prodotto cosmetico.
Categoria e nome del prodotto. Il prodotto va assegnato a uno dei codici di categoria predefiniti del CPNP (prodotti per la pelle, prodotti per capelli e cuoio capelluto, igiene orale e così via). Il nome commerciale deve consentire l’identificazione specifica del prodotto: marchio, linea e variante dove serve.
Nome e indirizzo della persona responsabile. Devono coincidere con l’indirizzo stampato in etichetta e con l’indirizzo presso cui il PIF è tenuto a immediata disposizione. Qualunque scostamento è un rilievo immediato.
Paese di origine in caso di importazione. Il paese in cui il prodotto è stato fabbricato, per i prodotti importati da fuori UE.
Stato membro in cui il prodotto sarà immesso sul mercato. Gli Stati membri UE su cui punti al lancio. Si può aggiornare in seguito, ma deve rispecchiare il piano di distribuzione vero.
Le informazioni che consentano di contattare una persona fisica in caso di necessità. L’articolo 13, paragrafo 1, lettera e), usa questa formula, ed è più larga di un recapito per le autorità: la persona deve essere raggiungibile ogni volta che se ne presenta il bisogno, e nella pratica questo comprende un centro antiveleno che sta gestendo un’emergenza medica, non soltanto un’autorità competente che manda una richiesta di informazioni. Dai una via a cui qualcuno risponde, non una casella di posta.
Le dichiarazioni sulle sostanze CMR. Il nome e il numero CAS o CE delle sostanze classificate come cancerogene, mutagene o tossiche per la riproduzione (CMR) di categoria 1A o 1B ai sensi dell’allegato VI, parte 3 del regolamento CLP (CE) n. 1272/2008, quando sono presenti nel prodotto in forza delle deroghe specifiche ammesse dall’articolo 15 del regolamento cosmetico.
Le dichiarazioni sui nanomateriali. La presenza di sostanze sotto forma di nanomateriali, come definiti dall’articolo 2, paragrafo 1, lettera k) del regolamento, con la loro identificazione, compresa la denominazione chimica (IUPAC), e le condizioni di esposizione ragionevolmente prevedibili. Questo campo dell’articolo 13, paragrafo 1 non ha esclusioni proprie. La notifica separata dell’articolo 16, e le esclusioni scritte dentro quell’articolo, si vedono più avanti.
Formulazione quadro o composizione esatta. Il rimando a un modello di formulazione quadro predefinito, la composizione qualitativa e quantitativa esatta, oppure una composizione a intervalli. Il livello di dettaglio richiesto è quello che basta ai centri antiveleno per la risposta tossicologica.
Etichetta originale e fotografia del contenitore (articolo 13, paragrafo 2, e non il 13, paragrafo 1). Una copia dell’etichetta così come si presenta sul prodotto, più una fotografia del relativo contenitore qualora ragionevolmente comprensibile. A differenza di tutto quello che precede, questa si notifica quando il prodotto è immesso sul mercato, non prima.
Per la maggior parte dei marchi piccoli e medi, la formulazione quadro è la scelta pragmatica.
Il CPNP mette a disposizione modelli di formulazione quadro già pronti per le categorie di prodotto più comuni.
La formulazione quadro indica le categorie di ingredienti e gli intervalli di concentrazione tipici di quel tipo di prodotto: abbastanza perché un centro antiveleno capisca che cosa contiene il prodotto, senza che il marchio debba svelare la formula esatta.
Quando si usa una formulazione quadro, la persona responsabile collega la notifica al modello giusto e dichiara gli ingredienti che escono dagli intervalli tipici del modello.
Quando la formula del prodotto non rientra in nessuna formulazione quadro, va inserita la composizione completa, esatta o a intervalli.
Ho visto marchi rimandare il lancio di un mese discutendo con un consulente regolatorio se il loro nuovo siero rientrasse in una formulazione quadro standard o richiedesse la dichiarazione completa degli ingredienti. Di solito si risolve con dieci minuti al telefono con il valutatore della sicurezza. È trattare queste cose come grandi decisioni che rallenta il lancio.
La regola pratica: formulazione quadro quando il prodotto ci rientra, composizione completa quando non ci rientra, e l’energia decisionale la tieni per i claim e l’etichettatura.
Una volta validata e trasmessa la notifica, il portale genera un numero di riferimento CPNP univoco.
Quel numero è la prova di conformità per la parte notifica. Amazon e gli altri grandi marketplace europei lo chiedono quando crei l’inserzione, per qualsiasi categoria cosmetica. Le autorità doganali in certi casi lo usano per verificare la conformità delle spedizioni in entrata. I retailer lo chiedono nella documentazione di accreditamento fornitori.
Un numero di riferimento CPNP mancante o non valido è uno dei motivi più frequenti per cui le inserzioni di cosmetici vengono sospese su Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it e sugli altri marketplace europei. Il numero rimanda all’intera notifica, e qualunque controllo di conformità del marketplace lo verifica in pochi secondi.
Il flusso del CPNP è rimasto lo stesso dal 2013, con aggiornamenti periodici all’interfaccia. I passaggi qui sotto rispecchiano la procedura ad aprile 2026.
L’accesso al CPNP parte da un account EU Login, il sistema di autenticazione usato dalla maggior parte dei servizi online della Commissione europea.
L’utente designato dalla persona responsabile registra un account EU Login con nome, email aziendale e i dati identificativi di base.
È un account personale, non un account aziendale. Una persona per ogni EU Login.
Creato l’EU Login, l’utente entra in SAAS, l’applicazione della Commissione che gestisce le autorizzazioni, e chiede l’accesso al CPNP per la propria organizzazione.
Nella richiesta si indicano il tipo di profilo (persona responsabile o distributore), il nome dell’organizzazione e il suo ruolo regolatorio.
La richiesta viene esaminata e validata dall’amministrazione del CPNP, di solito in pochi giorni lavorativi quando non ci sono complicazioni.
Ottenuto l’accesso, si crea nel CPNP l’organizzazione della persona responsabile, con la ragione sociale, l’indirizzo UE e le informazioni che consentano di contattare una persona fisica in caso di necessità.
Al profilo si possono associare più utenti della stessa organizzazione.
Per un servizio di persona responsabile che segue molti marchi clienti, è qui che quei marchi entrano nella struttura CPNP del servizio.
Con l’organizzazione configurata si possono creare le singole notifiche di prodotto. Per ogni prodotto la persona responsabile inserisce quanto segue:
La categoria di prodotto scelta dall’elenco predefinito del CPNP. Il nome commerciale, il marchio, la linea e il nome specifico del prodotto. Gli Stati membri di distribuzione previsti. Il paese di origine per i prodotti importati. La persona fisica da contattare per le richieste delle autorità. Le dichiarazioni sulle sostanze CMR, dove servono. Le dichiarazioni sui nanomateriali, dove servono. Il rimando alla formulazione quadro oppure la composizione esatta. Il caricamento dell’artwork dell’etichetta. Il caricamento della fotografia del contenitore.
Prima dell’invio definitivo la notifica passa da un controllo interno al portale. Alcuni campi generano avvisi di validazione quando qualcosa non torna: una formulazione quadro che non combacia con le sostanze CMR dichiarate, i dati sul nanomateriale mancanti quando la composizione ne segnala uno, un’etichetta che non mostra con chiarezza l’indirizzo della persona responsabile. Questi avvisi vanno risolti prima di trasmettere.
Trasmessa la notifica, il portale genera il numero di riferimento CPNP.
Da quel momento il prodotto è notificato a norma di legge.
L’articolo 13, paragrafo 7 del regolamento chiede alla persona responsabile (o al distributore, per le informazioni che ha notificato lui) di aggiornare quanto prima la notifica ogni volta che cambiano le informazioni trasmesse ai sensi dei paragrafi 1, 3 e 4.
Fanno scattare l’aggiornamento: una riformulazione che cambia la composizione, un cambio di packaging che tocca il prodotto, un nuovo nome commerciale o una variante rinominata, l’aggiunta o l’uscita di Stati membri dal piano di distribuzione, il cambio di indirizzo della persona responsabile, e qualunque variazione nello stato CMR o nanomateriali.
Il portale distingue poi fra aggiornamento (un cambiamento vero nelle informazioni del prodotto, valido da una certa data in avanti) e correzione (la sistemazione di dati sbagliati già inseriti). La distinzione conta, perché cambia il modo in cui i centri antiveleno leggono lo storico della notifica.
Per un marchio che parte da zero, senza un servizio di persona responsabile già attivo, creare l’EU Login, completare l’accesso SAAS, registrare l’organizzazione e depositare la prima notifica porta via di solito dalle 2 alle 6 settimane, e quasi tutto quel tempo se ne va nella richiesta di accesso e nella registrazione.
Per un marchio che si appoggia già a un servizio di persona responsabile con la struttura CPNP attiva, una nuova notifica di prodotto si deposita in 1-3 giorni lavorativi, una volta che il PIF e l’artwork dell’etichetta sono definitivi.
La notifica è la parte veloce. Arrivare al punto in cui puoi depositarla è la parte lenta.
Due categorie di ingredienti fanno scattare obblighi in più rispetto alla notifica ordinaria dell’articolo 13.
Quando un prodotto contiene nanomateriali come definiti dall’articolo 2, paragrafo 1, lettera k) del regolamento, oltre alla notifica ordinaria dell’articolo 13 serve anche la notifica dell’articolo 16. Dentro l’articolo stesso ci sono due esclusioni: le sue disposizioni non si applicano ai nanomateriali utilizzati come coloranti, filtri UV o conservanti disciplinati all’articolo 14, a meno che non sia espressamente specificato (articolo 16, paragrafo 2), e la notifica sei mesi prima non si applica ai prodotti cosmetici contenenti nanomateriali in conformità ai requisiti di cui all’allegato III (articolo 16, paragrafo 3).
L’articolo 16 impone alla persona responsabile di notificare alla Commissione sei mesi prima dell’immissione sul mercato. Quei sei mesi servono alla Commissione per guardare il nanomateriale e, se nutre preoccupazioni riguardo alla sicurezza, chiedere un parere al CSSC (il comitato scientifico della sicurezza dei consumatori). Non sono un nulla osta: il CSSC ha sei mesi propri per rispondere, quindi quella procedura può concludersi dopo la data del lancio.
I dati dell’articolo 16 comprendono l’identificazione del nanomateriale (con la denominazione chimica IUPAC), le sue caratteristiche, una stima della quantità annua di nanomateriale immessa sul mercato UE nei prodotti cosmetici, il profilo tossicologico del nanomateriale, i dati sulla sua sicurezza e le condizioni di esposizione ragionevolmente prevedibili.
Cosa vuol dire in pratica. Per ogni materia prima in forma nano decide una domanda sola: la voce dell’allegato nomina la forma nano? L’esclusione segue la voce, non il nome della sostanza, perché gli allegati da III a VI non comprendono i nanomateriali salvo dove espressamente indicato. L’allegato VI elenca Titanium Dioxide (nano) e Zinc Oxide (nano) come voci a sé stanti, quindi quei gradi usati come filtri UV stanno fuori dall’articolo 16, e altrettanto vale per Carbon Black (nano), voce 126a dell’allegato IV, usato come colorante. Gli ossidi di ferro compaiono nell’allegato IV senza nessuna forma nano, e questo non lascia aperta la strada della notifica sei mesi prima: l’articolo 14 ammette come coloranti soltanto quelli elencati nell’allegato IV, quindi un ossido di ferro nano usato come colorante non è autorizzato affatto, e a chiudere il punto è un pigmento in forma non nano, non una pratica da depositare. Chiarisci il punto con il tuo fabbricante prima di chiudere la formula: scoprire un nanomateriale dell’articolo 16 sei settimane prima del lancio significa rimandare il lancio di almeno quattro mesi.
L’articolo 15 del regolamento vieta l’uso nei prodotti cosmetici delle sostanze classificate come CMR di categoria 1A, 1B e 2 ai sensi del regolamento CLP, salvo deroghe limitate.
Quando una sostanza del genere è presente in forza di una delle deroghe dell’articolo 15, la notifica CPNP deve dichiararla con il nome e il numero CAS o CE. Per la categoria 2 la valutazione del CSSC basta da sola. Per la categoria 1A e 1B la porta è più stretta: l’articolo 15, paragrafo 2, chiede che ricorrano insieme quattro condizioni, non solo un parere favorevole. La sostanza deve essere conforme alle prescrizioni relative alla sicurezza del regolamento (CE) n. 178/2002; non devono essere disponibili sostanze alternative adeguate, come documentato nell’analisi delle alternative; l’applicazione deve essere fatta per un uso particolare della categoria di prodotti con un’esposizione conosciuta; e la sostanza deve essere stata valutata e ritenuta sicura dal CSSC per l’impiego nei prodotti cosmetici, tenendo conto dell’esposizione complessiva e dei gruppi di popolazione vulnerabili.
Cosa vuol dire in pratica. Le dichiarazioni CMR nel CPNP vengono incrociate con le deroghe pubblicate. Una sostanza CMR dichiarata nella notifica senza una deroga valida è un problema di conformità immediato. Il tuo valutatore della sicurezza esamina lo stato CMR di ogni sostanza nella parte A del CPSR: se il CPSR è completo, i dati CMR da notificare li hai già.
Per i prodotti composti da più componenti non commercializzati separatamente (kit per la colorazione dei capelli, set esfolianti, sistemi skincare in due tempi) il CPNP tratta il kit come una notifica sola, con i record dei componenti collegati.
Per i prodotti con la stessa formula ma più varianti di confezione, una sola notifica può coprire più formati: il manuale d’uso del CPNP chiede di allegare l’etichetta originale e la fotografia della confezione più leggibile, di solito la più grande, invece di depositare ogni formato per conto suo. Nemmeno le tonalità di uno stesso prodotto make-up richiedono di solito notifiche separate, a patto che le differenze fra una tonalità e l’altra rientrino negli intervalli della composizione depositata.
Quando lo stesso prodotto entra nell’UE attraverso più importatori diversi, ciascuno con la propria catena di origine, ogni catena di importazione vuole la sua notifica. La persona responsabile può essere la stessa, ma la notifica deve rispecchiare i diversi percorsi di origine.
È un punto tecnico che pesa sui marchi che usano più partner logistici in giro per l’UE. Chiarisci la catena di importazione prima di depositare, così eviti di dover mettere mano dopo.
Il CPNP in sé non respinge le trasmissioni, ma i dati che contiene vengono incrociati di continuo dalle autorità nazionali durante la sorveglianza del mercato, e i rilievi più frequenti a carico dei marchi cosmetici nascono da errori nel CPNP.
Non aggiornare dopo una riformulazione. L’articolo 13, paragrafo 7 chiede che la notifica resti aggiornata. Il marchio ritocca il dosaggio di un conservante, cambia il fornitore di una materia prima o rivede un claim, e la notifica CPNP resta com’era. Quando un’autorità ispeziona il prodotto e lo confronta con la notifica, lo scarto si vede.
Indirizzo della persona responsabile che non coincide. L’indirizzo in etichetta deve coincidere con quello registrato nel CPNP e con l’indirizzo presso cui la persona responsabile tiene il PIF ad immediata disposizione. Qualunque scostamento genera un rilievo.
Dichiarazione sui nanomateriali mancante o tardiva. Un prodotto che contiene un nanomateriale rientrante nel campo di applicazione dell’articolo 16, cioè la cui forma nano non è elencata negli allegati come colorante, filtro UV o conservante disciplinato all’articolo 14 e non è coperta dall’allegato III, e che non è stato dichiarato o è stato dichiarato senza rispettare il termine dei sei mesi, è immesso sul mercato in modo non conforme, per quanto sia sicuro.
Formulazione quadro che non combacia. La formulazione quadro scelta non rispecchia la composizione reale del prodotto, oppure le sostanze CMR dichiarate non stanno insieme al profilo di ingredienti tipico di quella formulazione quadro.
Etichetta e notifica che si contraddicono. L’etichetta dichiara un ingrediente, un claim o un PAO (il periodo post-apertura) che non corrisponde a quanto risulta nel CPNP.
Etichetta caricata incompleta. L’artwork caricato sul portale è una bozza che non corrisponde all’etichetta stampata sul prodotto.
Qualità della fotografia del contenitore. La foto è illeggibile, oppure non mostra tutte le informazioni di prodotto che servono come riferimento ai centri antiveleno.
Una notifica CPNP mancante o non valida è il rilievo più semplice da fare. Il prodotto non è legalmente sul mercato, e il provvedimento arriva subito.
Le sanzioni cambiano da uno Stato membro all’altro. L’articolo 37 del regolamento 1223/2009 lascia gli importi interamente al diritto nazionale, quindi non c’è nessuna cifra europea da citare. In Italia il decreto legislativo 204/2015 fissa da 1.000 a 6.000 euro per la notifica dell’articolo 13 omessa o non effettuata secondo le modalità previste (articolo 9 del decreto). Germania, Francia e Spagna fissano le proprie sanzioni, ognuna con una struttura sua e con importi suoi. (Tutte le forbici di sanzioni e costi riportate in questo articolo sono stime indicative: prima di farci affidamento, verifica gli importi di legge in vigore nella giurisdizione che ti interessa.)
Oltre alle multe, spesso a fare più male è la ricaduta operativa. Il ritiro dal mercato del prodotto interessato. La pubblicazione della non conformità nel sistema di allerta nazionale ed eventualmente su Safety Gate. La perdita dei rapporti con retailer e marketplace. Amazon e le altre piattaforme sospendono le inserzioni di cosmetici all’istante quando il riferimento CPNP manca o non è valido.
Da fuori il CPNP sembra semplice. Un modulo, un numero di riferimento, fatto. Chi lo prende così, al terzo mese dal lancio scopre che le sue inserzioni Amazon sono sparite, perché la notifica era stata depositata con il profilo di persona responsabile sbagliato. Dieci minuti risparmiati al deposito costano novanta giorni per rimettere in piedi le vendite.
La disciplina che protegge i marchi è trattare il CPNP come l’ultimo passaggio di conformità, da fare solo quando il PIF, il CPSR, l’etichetta e la catena produttiva sono davvero pronti. Depositare in anticipo non è una scorciatoia: amplifica i buchi che restano nel resto della documentazione.
Nel 2026 i marchi cosmetici si muovono in un contesto di controlli che va ben oltre le autorità nazionali di vigilanza del mercato.
Amazon EU chiede il numero di riferimento CPNP quando si crea l’inserzione, per tutte le categorie cosmetiche. Le inserzioni senza un riferimento valido vengono respinte o sospese.
Shopify, Etsy e le grandi piattaforme e-commerce europee chiedono sempre più spesso la documentazione di conformità, prova CPNP compresa, all’apertura dell’account venditore o durante le verifiche di categoria.
I buyer della distribuzione (Sephora, Douglas, Boots e le catene regionali) mettono la verifica del riferimento CPNP nel pacchetto standard di accreditamento fornitori.
Le autorità doganali di diversi Stati membri verificano lo stato della notifica CPNP sulle importazioni di cosmetici, soprattutto sui prodotti di origine extra UE.
Il CPNP è diventato, di fatto, un’infrastruttura del commercio cosmetico europeo. Un prodotto tecnicamente sicuro ma notificato male è invendibile nella pratica. Ecco perché fare bene il CPNP è un prerequisito commerciale, prima ancora che una nota a piè di pagina della conformità.
Che cos’è il CPNP e perché devo notificare il mio prodotto cosmetico?
Il Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) è il sistema online della Commissione europea in cui la persona responsabile deve notificare ogni prodotto cosmetico venduto nell’UE prima dell’immissione sul mercato. Lo impone l’articolo 13 del regolamento (CE) n. 1223/2009, ed è il punto unico di notifica europeo da quando il regolamento è diventato applicabile, l'11 luglio 2013. Una sola notifica copre tutti e 27 gli Stati membri UE più Norvegia, Islanda e Liechtenstein, e l’Irlanda del Nord continua a usare il CPNP in forza del quadro di Windsor. La notifica in sé non costa nulla. Serve a due cose: la notifica regolatoria prima dell’immissione sul mercato, per le autorità di vigilanza del mercato, e i dati di composizione per i centri antiveleno nazionali in caso di emergenza medica legata al prodotto. Senza una notifica CPNP valida un prodotto cosmetico non è legalmente sul mercato, comunque sia distribuito fisicamente.
Chi può trasmettere una notifica CPNP?
Possono trasmettere notifiche solo la persona responsabile stabilita nell’UE, oppure un distributore che agisce alle condizioni specifiche dell’articolo 13, paragrafo 3 del regolamento. Un marchio con sede fuori dall’UE non può trasmettere in proprio: deve nominare una persona responsabile stabilita in uno Stato membro, che tiene il PIF, compare in etichetta e risponde della conformità. La persona responsabile può essere il fabbricante, se è stabilito nell’UE, l’importatore europeo, oppure un servizio di persona responsabile a contratto. Affidarsi a un servizio di persona responsabile costa di solito dai 500 ai 2.000 euro l’anno per un catalogo piccolo. Le notifiche si trasmettono dal profilo persona responsabile del CPNP, a cui si accede con un account EU Login autorizzato tramite l’applicazione SAAS.
Quali informazioni chiede la notifica CPNP ai sensi dell’articolo 13?
L’articolo 13, paragrafo 1 chiede la categoria e il nome del prodotto cosmetico che ne consentono l’identificazione specifica, il nome e l’indirizzo della persona responsabile presso cui il PIF è a immediata disposizione, il paese di origine in caso di importazione, gli Stati membri in cui il prodotto sarà immesso sul mercato e i riferimenti di una persona fisica da contattare in caso di necessità. Chiede poi il nome e il numero CAS o CE delle eventuali sostanze CMR di categoria 1A o 1B presenti in forza delle deroghe dell’articolo 15, e la presenza di eventuali nanomateriali con la loro identificazione e le condizioni di esposizione ragionevolmente prevedibili (più la notifica aggiuntiva dell’articolo 16 sei mesi prima dell’immissione sul mercato, salvo che si applichino le esclusioni dell’articolo 16, paragrafo 2 o del 16, paragrafo 3, che dipendono dal fatto che gli allegati elenchino o no quella forma nano). Infine l’articolo 13, paragrafo 1 chiede la formulazione quadro o la composizione qualitativa e quantitativa esatta. L’etichetta originale e, qualora ragionevolmente comprensibile, una fotografia del relativo contenitore stanno invece nell’articolo 13, paragrafo 2, e si notificano quando il prodotto è immesso sul mercato, non prima. I dati di composizione servono ai centri antiveleno per la risposta tossicologica in caso di emergenza medica.
Quanto costa una notifica CPNP?
La notifica CPNP in sé è gratuita. Alla Commissione europea non si paga nessuna tariffa di deposito, né per le notifiche ordinarie dell’articolo 13 né per quelle sui nanomateriali dell’articolo 16. I costi veri sono quelli dei prerequisiti: il servizio di persona responsabile (dai 500 ai 2.000 euro l’anno per un catalogo piccolo), la preparazione del PIF (dai 500 ai 1.800 euro a prodotto), il CPSR (dai 300 agli 800 euro a prodotto, di solito già dentro il PIF), i test di stabilità (dai 500 ai 2.000 euro a formulazione) e le prove a sostegno dei claim dove servono (dai 2.000 ai 25.000 euro a seconda del claim). Per un marchio che lancia da tre a cinque prodotti nell’UE, il costo complessivo della conformità, prerequisiti e servizio di persona responsabile compresi, sta fra i 3.500 e i 12.000 euro, e la notifica CPNP non aggiunge nulla al conto.
Che cos’è una formulazione quadro e mi conviene usarla?
Una formulazione quadro è un modello di composizione predefinito che indica le categorie di ingredienti e gli intervalli di concentrazione tipici di una certa categoria di prodotto (crema idratante, shampoo, dentifricio e così via). Il CPNP mette a disposizione questi modelli perché la persona responsabile possa richiamare quello giusto senza svelare la formula esatta. Per la risposta tossicologica dei centri antiveleno la formulazione quadro basta. Per la maggior parte dei marchi cosmetici piccoli e medi è la scelta pragmatica: fa risparmiare tempo e protegge la riservatezza della formula. Quando la composizione reale del prodotto esce dagli intervalli coperti dalle formulazioni quadro disponibili, va inserita invece la composizione qualitativa e quantitativa esatta. Il valutatore della sicurezza o la persona responsabile individuano la formulazione quadro giusta mentre preparano il CPSR e il PIF, quindi non è un passaggio a parte.
Che cosa succede se la mia notifica CPNP manca o è sbagliata?
Le conseguenze crescono con la gravità. Se la notifica manca, il prodotto non è legalmente sul mercato. I provvedimenti vanno dagli ordini di ritiro dal mercato alle sanzioni pecuniarie nazionali, i cui importi sono fissati da ogni Stato membro ai sensi dell’articolo 37 e non dal regolamento (in Italia, per esempio, da 1.000 a 6.000 euro per la notifica dell’articolo 13 omessa), fino alla pubblicazione nel sistema di allerta nazionale ed eventualmente su Safety Gate. Oltre alle sanzioni dirette, la ricaduta operativa spesso fa più danni: sospensione immediata delle inserzioni su Amazon e sugli altri grandi marketplace europei (che chiedono il numero di riferimento CPNP quando si crea la scheda prodotto), perdita dei rapporti con i retailer, danno di immagine. Una notifica sbagliata (indirizzo della persona responsabile errato, formula non aggiornata, etichetta che non corrisponde, dichiarazione sui nanomateriali mancante) genera rilievi da sanare entro un termine fissato dall’autorità, di solito dai 30 ai 90 giorni.
Dopo la Brexit il Regno Unito usa ancora il CPNP?
La Gran Bretagna (Inghilterra, Scozia, Galles) non usa più il CPNP. Dal 1° gennaio 2021 le notifiche cosmetiche per la Gran Bretagna passano dal portale Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), gestito dall’Office for Product Safety and Standards (OPSS). Chi vende in Gran Bretagna ha bisogno di una persona responsabile con sede nel Regno Unito, di un PIF per la Gran Bretagna (nei contenuti quasi identico a quello europeo) e di una notifica SCPN. L’Irlanda del Nord continua a seguire il regolamento cosmetico europeo in forza del quadro di Windsor, quindi i prodotti immessi sul mercato nordirlandese si notificano attraverso il CPNP europeo con una persona responsabile UE. Chi vende sia nell’UE sia in Gran Bretagna manda avanti due strutture di conformità: due persone responsabili, due PIF, due sistemi di notifica. Per il quadro britannico, rimando alla guida alle norme cosmetiche del Regno Unito.
L’IA ha transcreato questa pagina a partire dall’originale in inglese, e controllato i termini regolatori sulla versione ufficiale del regolamento in italiano. Leggi l’originale inglese
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