Przepisy i zgodność
Zgłoszenie do CPNP to obowiązkowe przekazanie informacji drogą elektroniczną, wymagane na mocy art. 13 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009, za pomocą którego osoba odpowiedzialna informuje Komisję Europejską, że produkt kosmetyczny ma zostać wprowadzony do obrotu w UE.
Sama procedura jest dość prosta.
Mimo to CPNP wciąż bywa tym jednym miejscem, w którym po miesiącach pracy nad recepturą, testami i dokumentacją potyka się niejedna marka.
Portal zgłaszania produktów kosmetycznych (CPNP) to scentralizowany system online, prowadzony przez Komisję Europejską. Jedno zgłoszenie obejmuje cały rynek UE oraz Norwegię, Islandię i Liechtenstein, a Irlandia Północna nadal korzysta z CPNP na mocy Windsor Framework.
Samo zgłoszenie jest bezpłatne.
Po 30 latach w branży hair and beauty, ostatnio przy kosmetykach private label (produkcja pod marką klienta), właśnie przy CPNP najczęściej widzę, jak założyciele marek odkrywają, że nie są gotowi do startu.
Szerszy obraz globalnej zgodności z przepisami oraz unijne ramy regulacyjne dla kosmetyków opisują osobne przewodniki.
Ważne zastrzeżenie: nie jestem prawnikiem ani specjalistą ds. regulacyjnych. To praktyczna perspektywa osoby z branży, a nie porada prawna. W konkretnych sprawach warto skonsultować się z osobą odpowiedzialną.
Ten przewodnik wyjaśnia, czym jest CPNP, jakie wymogi stawia art. 13, jak wygląda cały proces, na czym polegają deklaracje nanomateriałów i substancji CMR oraz jakie błędy kończą się stwierdzeniem niezgodności i zawieszeniem ofert na platformach sprzedażowych.
Dobrze jest wiedzieć, po co istnieje CPNP i co dzieje się z danymi po ich przekazaniu.
Portal pełni dwie główne funkcje i to one tłumaczą, dlaczego pewne informacje są obowiązkowe i dlaczego system działa właśnie w taki sposób.
Powiadomienie regulacyjne przed wprowadzeniem na rynek. Art. 13 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 wymaga, aby każdy produkt kosmetyczny został zgłoszony Komisji Europejskiej, zanim zostanie wprowadzony do obrotu w UE. Zgłoszenie spełnia warunek „dostępu do rynku”. Bez ważnego zgłoszenia do CPNP produkt nie jest legalnie wprowadzony do obrotu, niezależnie od tego, czy fizycznie znajduje się w magazynie, czy na półce sklepowej.
Wsparcie przy leczeniu zatruć. Dane przekazane do CPNP są udostępniane krajowym ośrodkom zatruć i podobnym placówkom medycznym w całej UE, tak aby w razie nagłego wypadku medycznego związanego z produktem kosmetycznym personel medyczny mógł szybko sięgnąć po informacje o składzie potrzebne do udzielenia pomocy. Dlatego receptura ramowa lub pełny skład to pole obowiązkowe.
To właśnie cel związany z nadzorem nad rynkiem oraz cel związany z sytuacjami nagłymi tłumaczą większość pól, o które pyta portal. CPNP powstał z myślą o organach nadzoru i służbach ratunkowych, a nie o konsumentach.
Trzy wyjaśnienia, które pozwalają uniknąć sporego zamieszania.
CPNP nie jest zatwierdzeniem produktu. Złożenie zgłoszenia nie oznacza, że Komisja Europejska zweryfikowała lub zatwierdziła produkt. CPNP to system deklaratywny: informacje się przekazuje, w zamian otrzymuje się numer referencyjny, a cała odpowiedzialność prawna za zgodność produktu spoczywa na osobie odpowiedzialnej.
CPNP to nie PIF. Dokumentacja produktu (PIF) to pełna dokumentacja prowadzona przez osobę odpowiedzialną, zawierająca raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego (CPSR), dane produkcyjne, dowody na poparcie oświadczeń oraz dokumenty uzupełniające. CPNP otrzymuje tylko wycinek tych informacji. Te dwa elementy są powiązane, ale odrębne.
CPNP nie działa kraj po kraju. Na mocy dyrektywy kosmetycznej, która poprzedzała rozporządzenie (WE) nr 1223/2009, marki musiały zgłaszać produkt osobno w każdym państwie członkowskim. W 2013 roku CPNP zastąpił ten rozdrobniony system. Jedno zgłoszenie, jeden portal, dostęp do całego rynku UE i EOG.
Zgłoszenia mogą składać tylko dwie kategorie użytkowników.
Profil osoby odpowiedzialnej jest przeznaczony dla osoby prawnej lub fizycznej mającej siedzibę w UE, która posiada PIF, jest wskazana na etykiecie produktu i ponosi odpowiedzialność za zgodność z przepisami.
W przypadku marek spoza UE zwykle jest to zewnętrzna osoba odpowiedzialna, działająca w jednym z państw członkowskich.
Profil dystrybutora służy konkretnemu przypadkowi opisanemu w art. 13 ust. 3: dystrybutor udostępnia w jednym państwie członkowskim produkt kosmetyczny wprowadzony już do obrotu w innym i „tłumaczy, z własnej inicjatywy, w celu zapewnienia zgodności z prawem krajowym dowolny fragment oznakowania tego produktu”. Oba warunki mają wagę. Tłumaczenie, o które poprosiła osoba odpowiedzialna, nie jest własną inicjatywą dystrybutora, a tłumaczenie zrobione z powodów handlowych, a nie po to, by spełnić prawo krajowe, także nie mieści się w tym profilu.
Profil dystrybutora jest węższy, niż większości marek się wydaje, i nie zastępuje zgłoszenia składanego przez osobę odpowiedzialną.
Marka spoza UE nie może zgłosić produktu samodzielnie. Zgłoszenia dokonuje osoba odpowiedzialna mająca siedzibę w UE lub ktoś działający w jej imieniu. To najczęstsze nieporozumienie, jakie widzę u właścicieli marek, którzy próbują samodzielnie poprowadzić wejście na rynek UE.
CPNP to nie formularz, który można wypełnić na wyczucie.
Każde pole ma swoją konkretną podstawę prawną, a wpisane informacje są następnie zestawiane z resztą dokumentacji zgodności.
Art. 13 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 określa informacje, które osoba odpowiedzialna musi przedłożyć, zanim produkt kosmetyczny zostanie wprowadzony do obrotu.
Kategoria i nazwa produktu. Produkt musi zostać przypisany do jednego ze zdefiniowanych z góry kodów kategorii w CPNP (pielęgnacja skóry, produkty do włosów i skóry głowy, higiena jamy ustnej itd.). Nazwa handlowa musi umożliwiać jednoznaczną identyfikację produktu, w tym marki, linii i wariantu, jeśli ma to znaczenie.
Imię i nazwisko (firma) oraz adres osoby odpowiedzialnej. Musi się on zgadzać z adresem wydrukowanym na etykiecie produktu oraz z adresem, pod którym łatwo dostępny jest PIF. Każda rozbieżność oznacza natychmiastowe stwierdzenie niezgodności.
Kraj pochodzenia w przypadku importu. Kraj, w którym produkt został wyprodukowany. Podaje się go przy produktach importowanych spoza UE.
Państwo członkowskie, w którym produkt ma zostać wprowadzony do obrotu. Konkretne państwa członkowskie UE objęte pierwszym wprowadzeniem produktu na rynek. Dane te można później zaktualizować, ale powinny odzwierciedlać rzeczywisty plan wejścia na poszczególne rynki.
Dane kontaktowe osoby fizycznej, z którą można się kontaktować w razie konieczności. Takim właśnie sformułowaniem posługuje się art. 13 ust. 1 lit. e), a jest ono szersze niż punkt kontaktowy dla organów: osoba ta ma być osiągalna zawsze, gdy zajdzie potrzeba, co w praktyce obejmuje ośrodek kontroli zatruć prowadzący nagły przypadek medyczny, a nie tylko właściwy organ wysyłający wniosek o informacje. Podaje się kontakt, na który ktoś naprawdę odpowiada, a nie samą skrzynkę pocztową.
Deklaracje substancji CMR. Nazwa oraz numer CAS lub WE substancji sklasyfikowanych jako rakotwórcze, mutagenne lub działające szkodliwie na rozrodczość (CMR), kategorii 1A lub 1B zgodnie z częścią 3 załącznika VI do rozporządzenia (WE) nr 1272/2008, jeśli takie substancje występują w produkcie na mocy szczególnych wyjątków dopuszczonych przez art. 15 rozporządzenia kosmetycznego.
Deklaracje nanomateriałów. Obecność każdej substancji w formie nanomateriału w rozumieniu art. 2 ust. 1 lit. k) rozporządzenia, wraz z jej identyfikacją (w tym nazwą chemiczną wg nomenklatury IUPAC) oraz dającymi się racjonalnie przewidzieć warunkami narażenia. To pole z art. 13 ust. 1 nie ma własnego wyłączenia. Osobne zgłoszenie z art. 16, wraz z wyłączeniami zapisanymi w tym artykule, zostało omówione niżej.
Receptura ramowa lub dokładny skład. Odniesienie do gotowego szablonu receptury ramowej, dokładny jakościowy i ilościowy skład lub skład podany w przedziałach stężeń. Wymagany poziom szczegółowości musi wystarczyć ośrodkom zatruć do podjęcia leczenia.
Oryginalne oznakowanie i fotografia opakowania (art. 13 ust. 2, nie 13 ust. 1). Kopia etykiety w takiej postaci, w jakiej widnieje na produkcie, oraz fotografia opakowania, o ile jest ona czytelna. W odróżnieniu od wszystkiego powyżej, to zgłasza się dopiero w chwili wprowadzenia produktu do obrotu, a nie wcześniej.
Dla większości małych i średnich marek receptura ramowa to pragmatyczny wybór.
CPNP udostępnia gotowe szablony receptur ramowych dla najczęstszych kategorii produktów.
Receptura ramowa określa kategorie składników i przybliżone przedziały stężeń typowe dla danego rodzaju produktu, co wystarcza, aby ośrodek zatruć zrozumiał, co zawiera produkt, bez ujawniania przez markę dokładnej, zastrzeżonej receptury.
Gdy stosuje się recepturę ramową, osoba odpowiedzialna łączy zgłoszenie z odpowiednim szablonem i deklaruje składniki wykraczające poza typowy przedział przewidziany w szablonie.
Jeśli receptura produktu nie mieści się w żadnej recepturze ramowej, trzeba podać pełny skład, dokładny lub w przedziałach stężeń.
Widziałem marki, które opóźniały premierę o miesiąc, spierając się z konsultantem ds. regulacyjnych o to, czy nowe serum kwalifikuje się do standardowej receptury ramowej, czy wymaga pełnej deklaracji składników. Zwykle wystarczy dziesięciominutowa rozmowa z osobą przeprowadzającą ocenę bezpieczeństwa. To właśnie traktowanie takich spraw jak wielkich decyzji spowalnia wprowadzenie produktu na rynek.
Pragmatyczna zasada brzmi: recepturę ramową stosuje się, gdy produkt się w niej mieści, pełny skład podaje się, gdy się nie mieści, a uwagę lepiej skierować raczej na oświadczenia i etykietę.
Gdy zgłoszenie zostanie zweryfikowane i złożone, portal generuje unikalny numer referencyjny CPNP.
Ten numer jest dowodem zgodności w części dotyczącej zgłoszenia. Amazon i inne duże platformy sprzedażowe w UE wymagają numeru referencyjnego CPNP przy zakładaniu oferty w każdej kategorii kosmetycznej. Organy celne w niektórych przypadkach wykorzystują go do weryfikacji zgodności przesyłek przychodzących. Sieci handlowe żądają go w dokumentach wymaganych od nowych dostawców.
Brak numeru referencyjnego CPNP lub numer nieprawidłowy to jeden z najczęstszych powodów zawieszania ofert kosmetyków na Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it i innych unijnych platformach sprzedażowych. Numer referencyjny prowadzi z powrotem do pełnego zgłoszenia, a każda kontrola zgodności na platformie może to zweryfikować w kilka sekund.
Sposób działania CPNP nie zmienił się co do zasady od 2013 roku, choć interfejs bywa okresowo aktualizowany. Poniższe kroki odzwierciedlają proces w kształcie z kwietnia 2026 roku.
Dostęp do CPNP zaczyna się od konta EU Login, systemu uwierzytelniania używanego w większości usług online Komisji Europejskiej.
Wyznaczony użytkownik osoby odpowiedzialnej rejestruje konto EU Login, podając imię i nazwisko, adres e-mail organizacji oraz podstawowe dane identyfikacyjne.
To konto osobiste, a nie konto organizacji: jedna osoba, jedno konto EU Login.
Gdy konto EU Login już istnieje, użytkownik loguje się do SAAS, aplikacji Komisji Europejskiej do zarządzania uprawnieniami, i występuje o dostęp do CPNP dla swojej organizacji.
Wniosek określa typ profilu (osoba odpowiedzialna albo dystrybutor), nazwę organizacji oraz jej rolę regulacyjną.
Wniosek zostaje rozpatrzony i zatwierdzony przez administrację CPNP, zwykle w ciągu kilku dni roboczych w prostych przypadkach.
Po przyznaniu dostępu organizacja osoby odpowiedzialnej zostaje utworzona w CPNP, wraz z jej nazwą prawną, adresem w UE i danymi kontaktowymi osoby fizycznej, z którą można się kontaktować w razie konieczności.
Z profilem można powiązać wielu użytkowników z tej samej organizacji.
W przypadku zewnętrznej osoby odpowiedzialnej obsługującej wiele marek klienckich to właśnie tutaj marki klienckie stają się częścią jej infrastruktury CPNP.
Po skonfigurowaniu organizacji można tworzyć zgłoszenia dla poszczególnych produktów. Dla każdego produktu osoba odpowiedzialna podaje:
kategorię produktu z gotowej listy kategorii CPNP, nazwę handlową z marką, linią produktową i konkretną nazwą produktu, docelowe państwa członkowskie dystrybucji, kraj pochodzenia dla produktów importowanych, osobę fizyczną do kontaktu na potrzeby zapytań organów, deklaracje substancji CMR w stosownych przypadkach, deklaracje nanomateriałów w stosownych przypadkach, odniesienie do receptury ramowej lub dokładny skład, plik z projektem etykiety oraz fotografię opakowania.
Przed ostatecznym złożeniem zgłoszenie przechodzi weryfikację wewnątrz portalu. Niektóre pola generują ostrzeżenia walidacyjne w razie niespójności (receptura ramowa niezgodna z zadeklarowanymi substancjami CMR, brak danych o nanomateriale tam, gdzie skład na niego wskazuje, etykieta, która nie pokazuje wyraźnie adresu osoby odpowiedzialnej). Te ostrzeżenia należy usunąć przed złożeniem zgłoszenia.
Po złożeniu portal generuje numer referencyjny CPNP.
Od tego momentu produkt jest zgodnie z prawem zgłoszony.
Art. 13 ust. 7 rozporządzenia wymaga, aby osoba odpowiedzialna (lub dystrybutor, w zakresie informacji, które zgłosił) niezwłocznie aktualizowała zgłoszenie za każdym razem, gdy zmieniają się informacje przekazane na podstawie ust. 1, 3 i 4.
Przesłanki do aktualizacji obejmują: zmianę receptury wpływającą na skład, zmianę opakowania wpływającą na produkt, nową nazwę handlową albo zmianę wariantu, dodanie lub usunięcie państw członkowskich z planu dystrybucji, zmianę adresu osoby odpowiedzialnej oraz każdą zmianę statusu CMR lub nanomateriału.
Portal rozróżnia też aktualizację (rzeczywistą zmianę informacji o produkcie, obowiązującą od konkretnej daty) od korekty (poprawienia wcześniej błędnych danych w istniejącym rekordzie). Rozróżnienie ma znaczenie, bo wpływa na to, jak ośrodki zatruć odczytują historię zgłoszenia.
Dla marki zaczynającej od zera, bez wcześniejszej zewnętrznej osoby odpowiedzialnej, założenie konta EU Login, uzyskanie dostępu przez SAAS, rejestracja organizacji i złożenie pierwszego zgłoszenia zajmuje zwykle od 2 do 6 tygodni, z czego większość przypada na warstwę wniosku o dostęp i rejestracji.
Dla marki, która współpracuje już z zewnętrzną osobą odpowiedzialną mającą działającą infrastrukturę w CPNP, nowe zgłoszenie produktu można złożyć w ciągu od 1 do 3 dni roboczych, gdy tylko PIF i projekt etykiety są gotowe.
Samo zgłoszenie to szybka część. Wolno idzie dojście do punktu, w którym można je złożyć.
Dwie kategorie składników pociągają za sobą dodatkowe wymogi wykraczające poza standardowe zgłoszenie z art. 13.
Gdy produkt zawiera nanomateriały w rozumieniu art. 2 ust. 1 lit. k) rozporządzenia, wymagane jest dodatkowe zgłoszenie z art. 16, obok standardowego zgłoszenia z art. 13. Sam artykuł przewiduje dwa wyłączenia: przepisy art. 16 nie mają zastosowania do nanomateriałów wykorzystywanych jako barwniki, substancje promieniochronne lub substancje konserwujące podlegające uregulowaniom na mocy art. 14, chyba że są one wyraźnie określone (art. 16 ust. 2), a sześciomiesięczne zgłoszenie nie ma zastosowania do produktów zawierających nanomateriały zgodne z wymogami określonymi w załączniku III (art. 16 ust. 3).
Art. 16 wymaga, aby osoba odpowiedzialna zgłosiła Komisji nanomateriał sześć miesięcy przed wprowadzeniem produktu do obrotu. Ten sześciomiesięczny okres pozwala Komisji przyjrzeć się nanomateriałowi i, jeśli ma wątpliwości co do bezpieczeństwa, zwrócić się o opinię do SCCS (Komitetu Naukowego ds. Bezpieczeństwa Konsumentów). To nie jest okno na uzyskanie zgody: SCCS ma własne sześć miesięcy na odpowiedź, więc ta procedura może przeciągnąć się poza planowaną datę premiery.
Zakres danych z art. 16 obejmuje identyfikację nanomateriału (w tym nazwę wg nomenklatury IUPAC), jego specyfikację, szacunkową roczną ilość nanomateriału wprowadzaną do obrotu w UE w produktach kosmetycznych, profil toksykologiczny nanomateriału, dane dotyczące jego bezpieczeństwa oraz dające się racjonalnie przewidzieć warunki narażenia.
Praktyczna implikacja dla marek. Dla każdego surowca w formie nano jedno pytanie rozstrzyga sprawę: czy pozycja w załączniku wymienia formę nano? Wyłączenie zależy od konkretnej pozycji, a nie od nazwy substancji, bo załączniki od III do VI nie obejmują nanomateriałów poza przypadkami wyraźnie wymienionymi. Załącznik VI wymienia Titanium Dioxide (nano) oraz Zinc Oxide (nano) jako osobne pozycje, więc te warianty filtrów UV nie podlegają art. 16, podobnie jak Carbon Black (nano), pozycja 126a w załączniku IV, stosowany jako barwnik. Iron Oxides figurują w załączniku IV bez formy nano i to nie oznacza, że drogą wyjścia jest sześciomiesięczne zgłoszenie: art. 14 dopuszcza jako barwniki wyłącznie substancje wymienione w załączniku IV, więc tlenek żelaza w formie nano stosowany jako barwnik nie jest w ogóle dopuszczony, a sprawę zamyka nienanometryczna odmiana pigmentu, a nie zgłoszenie. Lepiej ustalić to z producentem, zanim receptura zostanie zamknięta: odkrycie nanomateriału objętego art. 16 sześć tygodni przed startem oznacza, że premiera opóźni się o co najmniej cztery miesiące.
Art. 15 rozporządzenia zakazuje stosowania w produktach kosmetycznych substancji sklasyfikowanych jako CMR kategorii 1A, 1B i 2 na podstawie rozporządzenia CLP (WE) nr 1272/2008, z ograniczonymi wyjątkami.
Gdy taka substancja występuje na mocy jednego z wyjątków dopuszczonych przez art. 15, zgłoszenie do CPNP musi deklarować tę substancję z podaniem nazwy oraz numeru CAS lub WE. Przy kategorii 2 drogą jest sama ocena SCCS. Przy kategoriach 1A i 1B drzwi są węższe: art. 15 ust. 2 wymaga spełnienia łącznie czterech warunków, a nie tylko przychylnej opinii. Substancja musi spełniać wymogi bezpieczeństwa żywności w rozumieniu rozporządzenia (WE) nr 178/2002, z analizy substancji alternatywnych musi wynikać, że nie istnieją odpowiednie substancje alternatywne, wniosek musi być złożony dla określonego zastosowania w kategorii produktu o znanym poziomie narażenia, a SCCS musi ocenić substancję i uznać ją za bezpieczną, mając na uwadze narażenie na te produkty oraz całkowite narażenie pochodzące z innych źródeł, ze szczególnym uwzględnieniem grup osób szczególnie wrażliwych.
Praktyczna implikacja. Deklaracje CMR w CPNP są zestawiane z opublikowanymi wyjątkami. Substancja CMR zadeklarowana w zgłoszeniu bez ważnego wyjątku to natychmiastowy problem ze zgodnością. Osoba przeprowadzająca ocenę bezpieczeństwa sprawdza status CMR każdej substancji w części A CPSR, więc jeśli CPSR jest kompletny, dane o CMR do zgłoszenia są już znane.
W przypadku produktów złożonych z wielu elementów, które nie są sprzedawane osobno (zestawy do farbowania włosów, zestawy do peelingu, dwuetapowe systemy pielęgnacyjne), CPNP traktuje cały zestaw jako jedno zgłoszenie z powiązanymi rekordami poszczególnych elementów.
Dla produktów o tej samej recepturze, ale w różnych wariantach opakowania, jedno zgłoszenie może obejmować kilka rozmiarów opakowania: instrukcja użytkownika CPNP każe załączyć oryginalne oznakowanie oraz fotografię najbardziej czytelnego opakowania, zwykle największego, zamiast zgłaszać każdy rozmiar osobno. Warianty odcieni tego samego produktu do makijażu zwykle też nie wymagają osobnych zgłoszeń, o ile różnice między odcieniami mieszczą się w zakresie zgłoszonego składu.
Gdy ten sam produkt jest importowany do UE przez kilku różnych importerów, z których każdy ma własny łańcuch pochodzenia, każdy taki łańcuch importu wymaga osobnego zgłoszenia. Osoba odpowiedzialna może być ta sama, ale zgłoszenie musi odzwierciedlać wiele ścieżek pochodzenia.
To techniczny szczegół, który ma znaczenie dla marek korzystających z wielu partnerów logistycznych w całej UE. Łańcuch importu warto wyjaśnić przed złożeniem zgłoszenia, żeby uniknąć późniejszych poprawek.
Sam CPNP nie odrzuca zgłoszeń, ale dane, które zawiera, są na bieżąco zestawiane przez krajowe organy w ramach nadzoru nad rynkiem, a najczęstsze stwierdzenia niezgodności wobec marek kosmetycznych mają swoje źródło właśnie w błędach w CPNP.
Brak aktualizacji po zmianie receptury. Art. 13 ust. 7 wymaga, aby zgłoszenie było na bieżąco aktualizowane. Marka koryguje poziom konserwantu, zmienia dostawcę surowca lub poprawia oświadczenie, a zgłoszenie do CPNP staje się nieaktualne. Gdy organ kontroluje produkt i zestawia go ze zgłoszeniem, rozbieżność od razu widać.
Niezgodność adresu osoby odpowiedzialnej. Adres na etykiecie produktu musi się zgadzać z adresem osoby odpowiedzialnej zarejestrowanym w CPNP oraz z adresem, pod którym łatwo dostępny jest PIF. Każda rozbieżność skutkuje stwierdzeniem niezgodności.
Brak lub spóźniona deklaracja nanomateriału. Produkt zawierający nanomateriał objęty zakresem art. 16, czyli taki, którego forma nano nie figuruje w załącznikach jako barwnik, filtr UV lub substancja konserwująca uregulowane na mocy art. 14 i nie jest objęta załącznikiem III, a który nie został zgłoszony lub został zgłoszony z naruszeniem sześciomiesięcznego terminu, trafia na rynek niezgodnie z przepisami, niezależnie od tego, czy jest bezpieczny.
Niezgodność receptury ramowej. Wybrana receptura ramowa nie odzwierciedla rzeczywistego składu produktu, lub zadeklarowane substancje CMR nie pasują do typowego profilu składników danej receptury ramowej.
Niespójność między etykietą a zgłoszeniem. Etykieta deklaruje składnik, oświadczenie lub PAO (okres po otwarciu opakowania), które nie zgadzają się z informacjami w rekordzie CPNP.
Niekompletny plik etykiety. Projekt etykiety przesłany do portalu jest wersją roboczą, która nie zgadza się z ostateczną, wydrukowaną etykietą na produkcie.
Jakość fotografii opakowania. Fotografia opakowania jest nieczytelna lub nie pokazuje pełnych informacji o produkcie potrzebnych ośrodkom zatruć.
Brak zgłoszenia do CPNP lub zgłoszenie nieważne to najprostsze stwierdzenie niezgodności. Produkt nie jest legalnie wprowadzony do obrotu, a działanie egzekucyjne następuje natychmiast.
Kary różnią się w zależności od państwa członkowskiego. Art. 37 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 pozostawia wysokość kar w całości prawu krajowemu, więc nie ma jednej unijnej kwoty do przytoczenia. Włoski dekret ustawodawczy 204/2015 przewiduje od 1000 do 6000 euro za brak lub wadliwe zgłoszenie z art. 13 (art. 9 dekretu). Niemcy, Francja i Hiszpania ustalają własne kary, każde z własną strukturą i własnymi kwotami. (Wszystkie widełki kar i kosztów w tym artykule to szacunki orientacyjne; przed poleganiem na nich warto zweryfikować aktualne kwoty ustawowe we właściwej jurysdykcji.)
Poza karami finansowymi skutki operacyjne bywają często poważniejsze: produkt znika z rynku, informacja o niezgodności trafia do krajowego systemu ostrzeżeń, a czasem także do Safety Gate, a relacje z sieciami handlowymi i platformami sprzedażowymi zostają zerwane. Amazon i inne platformy natychmiast zawieszają oferty kosmetyków, gdy brakuje numeru referencyjnego CPNP lub jest on nieprawidłowy.
Z zewnątrz CPNP wygląda prosto. Formularz, numer referencyjny, gotowe. Właściciele marek, którzy tak właśnie do tego podchodzą, w trzecim miesiącu po starcie odkrywają, że ich oferty na Amazon zniknęły, bo zgłoszenie zostało złożone z niewłaściwym profilem osoby odpowiedzialnej. Dziesięć minut zaoszczędzonych przy zgłoszeniu kosztuje potem dziewięćdziesiąt dni odzyskiwania sprzedaży.
Dyscyplina, która chroni marki, polega na traktowaniu CPNP jako ostatniej bramki zgodności: zgłoszenie składa się dopiero wtedy, gdy PIF, CPSR, etykieta i łańcuch produkcyjny są naprawdę gotowe. Zgłoszenie złożone za wcześnie tylko uwypukla luki w pozostałej dokumentacji.
W 2026 roku marki kosmetyczne działają w otoczeniu egzekwowania przepisów, które sięga daleko poza krajowe organy nadzoru nad rynkiem.
Amazon EU wymaga numeru referencyjnego CPNP przy tworzeniu oferty we wszystkich kategoriach kosmetycznych. Oferty bez ważnego numeru są odrzucane lub zawieszane.
Shopify, Etsy i duże unijne platformy e-commerce coraz częściej wymagają dokumentacji zgodności, w tym dowodu zgłoszenia do CPNP, przy rejestracji sprzedawcy lub przy kontrolach dotyczących konkretnej kategorii.
Kupcy w sieciach handlowych (Sephora, Douglas, Boots i sieci regionalne) mają weryfikację numeru CPNP w standardowym pakiecie dokumentów dla nowych dostawców.
Organy celne w kilku państwach członkowskich sprawdzają status zgłoszenia do CPNP przy imporcie kosmetyków, zwłaszcza produktów pochodzących spoza UE.
CPNP stał się de facto infrastrukturą unijnego handlu kosmetykami. Produkt, który jest technicznie bezpieczny, ale niepoprawnie zgłoszony, operacyjnie nie ma szans na rynku. Poprawne zgłoszenie do CPNP to warunek prowadzenia sprzedaży.
Czym jest CPNP i dlaczego trzeba zgłosić produkt kosmetyczny?
Portal zgłaszania produktów kosmetycznych (CPNP) to system online Komisji Europejskiej, w którym każdy produkt kosmetyczny sprzedawany w UE musi zostać zgłoszony przez osobę odpowiedzialną przed wprowadzeniem do obrotu. Wymaga tego art. 13 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009, a CPNP jest jedynym unijnym punktem zgłoszeń od dnia, w którym rozporządzenie zaczęło obowiązywać, czyli od 11 lipca 2013 roku. Jedno zgłoszenie obejmuje wszystkie 27 państw członkowskich UE oraz Norwegię, Islandię i Liechtenstein, a Irlandia Północna nadal korzysta z CPNP na mocy Windsor Framework. Samo zgłoszenie jest bezpłatne. Służy dwóm celom: powiadomieniu regulacyjnemu przed wprowadzeniem na rynek dla organów nadzoru nad rynkiem oraz przekazaniu danych o składzie krajowym ośrodkom zatruć na wypadek sytuacji nagłych związanych z produktem. Bez ważnego zgłoszenia do CPNP produkt kosmetyczny nie jest legalnie wprowadzony do obrotu, niezależnie od jego fizycznej dystrybucji.
Kto może złożyć zgłoszenie do CPNP?
Zgłoszenia może składać wyłącznie osoba odpowiedzialna mająca siedzibę w UE lub dystrybutor działający na warunkach określonych w art. 13 ust. 3 rozporządzenia. Marka spoza UE nie może zgłosić produktu bezpośrednio. Marki spoza UE muszą wyznaczyć osobę odpowiedzialną mającą siedzibę w państwie członkowskim UE, która posiada PIF, jest wskazana na etykiecie produktu i ponosi odpowiedzialność za zgodność z przepisami. Osobą odpowiedzialną może być producent unijny, jeśli ma siedzibę w UE, importer unijny lub zewnętrzna osoba odpowiedzialna. Współpraca z zewnętrzną osobą odpowiedzialną kosztuje zwykle od 500 do 2000 euro rocznie przy niewielkim portfolio produktów. Osoba odpowiedzialna składa zgłoszenia przez profil osoby odpowiedzialnej w CPNP, do którego dostęp uzyskuje się przez konto EU Login i autoryzację w aplikacji SAAS.
Jakie informacje wymaga zgłoszenie do CPNP na mocy art. 13?
Art. 13 ust. 1 wymaga podania kategorii i nazwy produktu kosmetycznego umożliwiającej jednoznaczną identyfikację, imienia i nazwiska oraz adresu osoby odpowiedzialnej, pod którym dostępny jest PIF, kraju pochodzenia dla produktów importowanych, państw członkowskich planowanego wprowadzenia produktu do obrotu oraz danych kontaktowych osoby fizycznej na potrzeby zapytań organów. Wymaga też nazwy oraz numeru CAS lub WE substancji CMR kategorii 1A lub 1B występujących na mocy wyjątków z art. 15, a także obecności nanomateriałów wraz z ich identyfikacją i dającymi się racjonalnie przewidzieć warunkami narażenia (oraz dodatkowego zgłoszenia z art. 16 sześć miesięcy przed wprowadzeniem do obrotu, chyba że zastosowanie mają wyłączenia z art. 16 ust. 2 lub 16 ust. 3, co zależy od tego, czy załączniki wymieniają daną formę nano). Wreszcie art. 13 ust. 1 wymaga receptury ramowej lub dokładnego jakościowego i ilościowego składu. Oryginalne oznakowanie oraz, o ile jest wystarczająco czytelna, fotografia opakowania należą już do art. 13 ust. 2 i są zgłaszane w chwili wprowadzenia produktu do obrotu, a nie wcześniej. Dane o składzie są ośrodkom zatruć potrzebne do podjęcia leczenia w sytuacjach nagłych.
Ile kosztuje zgłoszenie do CPNP?
Samo zgłoszenie do CPNP jest bezpłatne. Za standardowe zgłoszenia z art. 13 ani za zgłoszenia nanomateriałów z art. 16 nie płaci się Komisji Europejskiej żadnej opłaty. Koszty, które marka faktycznie ponosi, dotyczą warunków wstępnych: zewnętrznej osoby odpowiedzialnej (od 500 do 2000 euro rocznie przy niewielkim portfolio produktów), przygotowania PIF (od 500 do 1800 euro na produkt), CPSR (od 300 do 800 euro na produkt, zwykle w cenie PIF), testów stabilności (od 500 do 2000 euro na recepturę) oraz dowodów na poparcie oświadczeń w stosownych przypadkach (od 2000 do 25 000 euro w zależności od oświadczenia). Dla marki wprowadzającej na rynek UE od trzech do pięciu produktów całkowity koszt zgodności, wraz ze wszystkimi warunkami wstępnymi i zewnętrzną osobą odpowiedzialną, wynosi od 3500 do 12 000 euro, przy czym samo zgłoszenie do CPNP nie dokłada nic do tego rachunku.
Czym jest receptura ramowa i kiedy warto z niej skorzystać?
Receptura ramowa to gotowy szablon składu, który określa kategorie składników i przybliżone przedziały stężeń typowe dla danej kategorii produktu (krem nawilżający, szampon, pasta do zębów itd.). CPNP udostępnia te szablony, tak aby osoba odpowiedzialna mogła odwołać się do odpowiedniego szablonu bez ujawniania dokładnej, zastrzeżonej receptury. Receptury ramowe wystarczają ośrodkom zatruć do podjęcia leczenia. Dla większości małych i średnich marek kosmetycznych receptura ramowa to pragmatyczny wybór, który oszczędza czas i chroni poufność receptury. Gdy rzeczywisty skład produktu wykracza poza zakres jakiejkolwiek dostępnej receptury ramowej, trzeba zamiast tego podać dokładny jakościowy i ilościowy skład. Osoba przeprowadzająca ocenę bezpieczeństwa lub osoba odpowiedzialna może wskazać odpowiednią recepturę ramową już na etapie przygotowywania CPSR i PIF, więc ta decyzja nie jest osobnym krokiem.
Co się dzieje, gdy zgłoszenie do CPNP jest brakujące lub błędne?
Konsekwencje egzekwowania przepisów rosną wraz z wagą naruszenia. Brak zgłoszenia oznacza, że produkt nie jest legalnie wprowadzony do obrotu. Działania egzekucyjne obejmują nakazy wycofania z rynku, krajowe kary finansowe, których wysokość ustala każde państwo członkowskie na mocy art. 37, a nie samo rozporządzenie (Włochy na przykład przewidują od 1000 do 6000 euro za brak zgłoszenia z art. 13), oraz publikację w krajowym systemie ostrzeżeń, a czasem także w Safety Gate. Poza bezpośrednimi karami skutki operacyjne bywają często bardziej dotkliwe: natychmiastowe zawieszenie ofert na Amazon i innych dużych unijnych platformach sprzedażowych (które wymagają numeru referencyjnego CPNP przy zakładaniu oferty), utrata relacji z sieciami handlowymi oraz szkoda dla reputacji marki. Błędne zgłoszenie (niewłaściwy adres osoby odpowiedzialnej, nieaktualna receptura, niezgodna etykieta, brak deklaracji nanomateriału) skutkuje stwierdzeniami niezgodności, które trzeba poprawić w terminie wyznaczonym przez organ, zwykle od 30 do 90 dni.
Czy Zjednoczone Królestwo nadal korzysta z CPNP po brexicie?
Wielka Brytania (Anglia, Szkocja i Walia) nie korzysta już z CPNP. Od 1 stycznia 2021 roku zgłoszenia kosmetyków dla Wielkiej Brytanii składa się przez portal Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), prowadzony przez brytyjski Office for Product Safety and Standards (OPSS). Marki sprzedające w Wielkiej Brytanii potrzebują osoby odpowiedzialnej z siedzibą w Zjednoczonym Królestwie, PIF dla Wielkiej Brytanii (którego treść w dużej mierze odpowiada unijnemu PIF) oraz zgłoszenia w SCPN. Irlandia Północna nadal stosuje unijne rozporządzenie kosmetyczne na mocy Windsor Framework, więc produkty wprowadzane na rynek Irlandii Północnej są zgłaszane przez unijny CPNP z udziałem unijnej osoby odpowiedzialnej. Marki sprzedające zarówno w UE, jak i w Wielkiej Brytanii prowadzą podwójną infrastrukturę zgodności: dwie osoby odpowiedzialne, dwie dokumentacje produktu, dwa systemy zgłoszeń. Ramy prawne właściwe dla Zjednoczonego Królestwa opisuje przewodnik po brytyjskich przepisach kosmetycznych.
Tę stronę przetłumaczyła AI z angielskiego oryginału, a terminy prawne sprawdziła w oficjalnym polskim tekście rozporządzenia. Przeczytaj oryginał po angielsku
Czytaj dalej
Niezależny przewodnik po dokumentacji importowej i eksportowej kosmetyków w 2026 roku. Wymogi celne UE, USA i Wielkiej Brytanii, kody HS, świadectwa wolnej sprzedaży, zmiany w IOSS, obowiązki z MoCRA i pułapki operacyjne, które kosztują najwięcej. Na podstawie 30 lat doświadczenia w branży hair and beauty.
Niezależny przewodnik po ochronie znaku towarowego marki kosmetycznej w 2026 roku. EUIPO, USPTO, UKIPO i system madrycki, klasy 3 i 5 klasyfikacji nicejskiej, koszty i terminy. Na podstawie 30 lat doświadczenia w branży hair and beauty. To nie jest porada prawna.
Kompletne, niezależne porównanie wymogów dotyczących etykiet kosmetycznych w UE, USA i Wielkiej Brytanii w 2026 roku. Elementy obowiązkowe, symbole, zasady językowe, ograniczenia techniki druku i lista kontrolna przed produkcją. Na podstawie 30 lat doświadczenia w branży hair and beauty.
