Rejestr techniczny
Formaty danych i interfejsy
To jest rejestr techniczny wymagany przez art. 26 rozporządzenia (UE) 2023/2854. Opisuje, jak zbudowane są dane, w jakich formatach można je zabrać ze sobą, jak działa zmiana dostawcy i co jeszcze nie działa.
Stanowi część informacji przekazywanych przed zawarciem umowy z nami i jest utrzymywany na bieżąco. Obejmuje konto oraz aplikacje LabelCheck i ExpertDesk: wszystko, co klient za ich pośrednictwem do nas przysłał, i wszystko, co usługa dla niego wytworzyła, w granicach opisanych w sekcji 5.
Na tej stronie
1. Jak wygląda rekord
To są pola zawarte w eksporcie, jedno po drugim.
Organizacja i konto, wspólne dla każdej usługi
| Organizacja | nazwa prawna, adres, numer identyfikacyjny VAT |
|---|---|
| Osoby | adres e-mail, przypisana rola, wysłane zaproszenia i stan każdego z nich |
| Kredyty | zakupy, przydziały wewnętrzne i po jednym rekordzie na operację, z datą, usługą i liczbą kredytów |
| Faktury | faktury wystawione przez nas |
| Ustawienia | język interfejsu, preferencje powiadomień, logo organizacji, jeśli zostało wgrane |
| Wiadomości | to, co przyszło z formularza uwag, załączone do niego pliki i nasze odpowiedzi |
LabelCheck, po jednym rekordzie na analizę
id | identyfikator analizy |
|---|---|
title | nadana jej nazwa |
lang | język, w którym powstała analiza |
score | wynik kontroli |
report | pełny raport, jako tekst |
summary | ustalenia w formie ustrukturyzowanej |
resolved | ustalenia oznaczone jako rozwiązane |
versions | historia wersji |
chat | rozmowa o raporcie, jeśli była prowadzona |
created_at, updated_at | utworzenie i ostatnia zmiana |
Zgłoszenia, po jednym rekordzie na zgłoszenie
id | identyfikator zgłoszenia |
|---|---|
title | nadana mu nazwa |
markets | rynki, które obejmuje |
score | wynik |
blocking_open | ile elementów blokujących jest jeszcze otwartych |
report | raport ustrukturyzowany |
summary | podsumowanie w formie ustrukturyzowanej |
documents | dokumenty, do których się odwołuje |
checked | odhaczone punkty |
versions | historia wersji |
lang | język |
created_at, updated_at | utworzenie i ostatnia zmiana |
ExpertDesk, po jednym rekordzie na rozmowę
W ExpertDesk każda osoba sama pobiera swoje dane z menu konta, pod pozycją „Pobierz moje dane”, kiedy tylko chce. Pobrany plik to jedno archiwum ZIP. Pliki JSON w środku mają formaty z sekcji 2. Każdy z czterech plików z danymi użytkownika ma pole notes: w account.json objaśnia dwa z pól, a w pozostałych trzech mówi, kto co napisał. Każda rozmowa to jeden rekord w pliku conversations.json z takimi polami:
id | identyfikator rozmowy |
|---|---|
title | od 19 września 2026 r. pisze go system AI na podstawie pierwszego pytania; starsze rozmowy, a także te, dla których nie udało się napisać tytułu, zachowują pierwsze słowa pytania (albo etykietę, gdy pytanie było samym załącznikiem); rozmowa, której zmieniono nazwę, zachowuje nadany jej tytuł |
lang | język rozmowy |
mode | sposób zadania pytania: direct, do wybranego specjalisty, albo auto, gdy specjalistę lub panel wybrał ExpertDesk; rozmowy rozpoczęte we wcześniejszych wersjach aplikacji mogą mieć też wartość panel, dla pytania zadanego panelowi specjalistów, albo label, dla zdjęcia etykiety przesłanego do odczytania |
expert, expert_name | rola, która odpowiedziała jako pierwsza, w postaci kodu, np. cosmetic-chemist, oraz jej nazwa po angielsku |
messages | każda wiadomość po kolei, z polami author (person dla użytkownika, model dla systemu AI), expert i expert_name dla roli, która odpowiedziała (panel dla syntezy panelu), content dla tekstu i at dla daty i godziny; tam, gdzie to zapisano, tekst systemu AI ma też pole ended (natural_end, length_limit, gdy osiągnął maksymalną długość i może brakować ostatniej części, albo stopped_before_end), a pytanie użytkownika ma pola routed_experts i experts_without_answer, czyli role, do których trafiło, i te, które nie odpowiedziały, w postaci kodów (unknown dla roli, której już nie oferujemy) |
created_at, updated_at | utworzenie i ostatnia zmiana |
Pozostałe pliki pobranego archiwum ExpertDesk
account.json | adres e-mail, imię i nazwisko, firma zapisana dla danego dostępu, data utworzenia tego dostępu w ExpertDesk oraz requested_language, dopóki wniosek o dostęp jest jeszcze otwarty |
|---|---|
conversations/ | te same rozmowy, każda w osobnym pliku Markdown, z datami zapisanymi w pełnej formie w języku aplikacji i w UTC |
feedback.json | oceny odpowiedzi: rating (up albo down, albo note dla wiadomości wysłanej dawnym formularzem opinii), pytanie, oceniona odpowiedź (kopia, którą aplikacja wysłała razem z oceną), notatka, rola, której odpowiedź oceniono, oraz conversation_id, puste, gdy ta rozmowa nie należy już do danej osoby |
feedback-threads.json | wiadomości do zespołu: kind (general albo finding, gdy wiadomość dotyczy odpowiedzi), treść wiadomości, refers_to i context (uzupełniane przez aplikację), firma przypisana do konta w chwili rozpoczęcia wątku, każda wypowiedź z autorem (person, model albo team) oraz files, czyli każdy plik przechowywany w wątku (in_a_message false oznacza plik wysłany przez użytkownika w wiadomości, która nie została zapisana) |
attachments/ | pliki załączone do wiadomości do zespołu, dokładnie takie, jakie zostały wysłane |
export.json | co zawiera pobrane archiwum i ile jest elementów, czego w nim nie ma i dlaczego, oraz missing_files: każdy plik, którego nie udało się dołączyć, z podaniem powodu |
README.md | przewodnik po pobranym archiwum, w języku aplikacji |
2. Formaty
| Dane ustrukturyzowane i ustalenia | JSON | RFC 8259, kodowanie UTF-8 |
|---|---|---|
| Raporty i zgłoszenia | Markdown albo PDF | CommonMark · ISO 32000 |
| Wgrane pliki | bez zmian | format, w jakim zostały wgrane |
| Daty i godziny | ISO 8601 | UTC |
| Języki | kody dwuliterowe | ISO 639-1 |
| Rynki i kraje | kody dwuliterowe | ISO 3166-1 alpha-2 |
| Nazwy składników | INCI | art. 19 ust. 6 i art. 33 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 |
3. Otwarte specyfikacje interoperacyjności
Formaty powyżej są otwarte, opublikowane i wdrożone w oprogramowaniu, którego nie pisaliśmy. Nic w eksporcie nie wymaga naszego oprogramowania, żeby dało się to przeczytać: JSON otwiera się w dowolnym narzędziu, Markdown to tekst, a PDF to opublikowany standard ISO.
Dla dokumentacji regulacyjnej w kosmetykach nie istnieje branżowy standard interoperacyjności: nie ma wspólnego schematu do zaimportowania przez inne narzędzie do zgodności bez mapowania ani normy, z którą można by zadeklarować zgodność. Używamy formatów otwartych i stabilnych nazw pól, żeby mapowanie było krótką pracą dla odbiorcy, i odpowiadamy na pytania techniczne wybranego dostawcy.
4. Jak działa zmiana dostawcy
Wystarczy poprosić na piśmie pod adresem info@cosmetifull.com. Eksport jest bezpłatny, dostarczany jednorazowo i obejmuje każde pole wymienione w sekcji 1 tej strony. Dostarczamy w ciągu 14 dni roboczych od wniosku. Poprosić można w każdej chwili, nie tylko przy odejściu, i tyle razy, ile trzeba. Na pisemne polecenie udostępniamy ten sam eksport i te same odpowiedzi techniczne wybranemu dostawcy, na równych zasadach. Relacja z tym dostawcą pozostaje sprawą klienta: asystujemy klientowi, nie działamy za dostawcę. Z wyprzedzeniem mówimy, co się nie przenosi, żeby dało się to zaplanować. Każdy krok zmiany, z terminami, opisuje przedumowny arkusz informacyjny o zmianie dostawcy, po angielsku.
5. Co, jak wiemy, jeszcze nie działa
Eksport dla całej firmy dostarczamy na wniosek
W ExpertDesk każda osoba sama pobiera swoje dane z menu konta, kiedy tylko chce (sekcja 1). Dla konta i aplikacji LabelCheck nie ma dziś eksportu samoobsługowego: każdą analizę z archiwum i każdą zapisaną weryfikację gotowości można ponownie otworzyć razem z raportem, a raport wydrukować lub zapisać jako PDF. Pełny eksport całej organizacji, razem ze zgłoszeniami i z ExpertDesk, idzie przez wniosek pisemny i przez wspomniane wyżej 14 dni roboczych.
Dla dostawcy odbierającego nie ma publicznego API
Wybrany dostawca dostaje wyeksportowane pliki i może zadawać nam pytania techniczne o struktury i formaty. Interfejsu maszyna do maszyny jeszcze dla niego nie ma.
Załączniki do zgłoszeń nie są przechowywane
Do weryfikacji gotowości można załączyć dokumenty potwierdzające i liczą się one jako oświadczenie, że dokument istnieje: ich treść nigdy nie trafia do modelu, a żaden załączony plik nie jest przechowywany, więc pod tym nagłówkiem nie ma czego eksportować. Jeśli przechowywanie zostanie włączone, załączone pliki wejdą do eksportu w formacie, w jakim zostały wgrane.
Zużycie eksportujemy w kredytach, nie w jednostkach wewnętrznych
Po jednym rekordzie na operację, z datą i usługą. Kredyty są jednostką umowy. Wewnętrzny pomiar, którym wyceniamy własne koszty, nie jest zapisem niczego wytworzonego po stronie klienta i nie wchodzi do eksportu.
Naszej bazy wiedzy regulacyjnej nie da się wyeksportować
Reguły, modele analizy i platforma należą do nas. Do klienta należy wszystko, co do nas przysłał, i wszystko, co usługa dla niego wytworzyła, i to właśnie zabiera ze sobą.
Czego nie ma w archiwum pobranym z ExpertDesk
Pliki dołączane do pytania na czacie służą do udzielenia odpowiedzi i nie są przechowywane, więc pod tym nagłówkiem nie ma czego eksportować; rozmowa zachowuje tekst każdej wiadomości. Dane zbyt duże na jedno pobranie, pliki, które się w nim nie mieszczą, dane sprzed 21 sierpnia 2026 r. bez właściciela oraz dane zapisane pod innym adresem e-mail dostarczamy na wniosek pisemny wysłany na info@cosmetifull.com. W pobranym archiwum export.json i README podają, czego w nim nie ma i dlaczego.
ExpertDesk zapisuje pracę pod adresem każdej osoby
ExpertDesk zapisuje rozmowy każdej osoby, jej oceny i wiadomości do zespołu pod jej adresem e-mail. Dlatego eksport dla całej firmy obejmuje pracę osób, które należą tylko do danej organizacji, od dnia, w którym każda z nich do niej dołączyła; pracę kogoś, kto należy także do innej organizacji, i pracę sprzed dołączenia dostarczamy osobie, która ją wykonała.
6. Zmiany na tej stronie
Kiedy któreś z powyższych ograniczeń zostaje zamknięte, jego pozycja zmienia się razem z nim, a jeśli pojawi się nowe, znajdzie się na liście obok pozostałych.