Regelgeving en naleving
De CPNP-kennisgeving is de verplichte elektronische indiening, gevraagd door artikel 13 van Verordening (EG) nr. 1223/2009, waarmee de verantwoordelijke persoon de Europese Commissie laat weten dat een cosmetisch product op het punt staat op de EU-markt te worden gebracht.
Hoe het werkt, is simpel genoeg.
Het CPNP is nog altijd hét punt waarop het misgaat bij merken die maanden aan formulering, tests en documentatie achter de rug hebben.
Het Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) is een centraal onlinesysteem dat de Europese Commissie beheert. Eén kennisgeving dekt de hele EU-markt plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein, waarbij Noord-Ierland onder het Windsor-kader blijft.
De kennisgeving zelf is gratis.
Na 30 jaar in de hair-and-beautysector, het laatst in private-labelcosmetica, is het CPNP de plek waar ik oprichters zie ontdekken dat ze niet klaar zijn om te lanceren.
Voor het bredere beeld van naleving wereldwijd en voor het kader van de Europese cosmeticaverordening kun je bij die gidsen terecht.
Belangrijke disclaimer: ik ben geen jurist en geen regulatory affairs professional. Dit is praktijkkennis uit de sector, geen juridisch advies. Ga voor concrete vragen naar je verantwoordelijke persoon.
Deze gids behandelt wat het CPNP is, de eisen van artikel 13, de werkwijze, de opgave van nanomaterialen en CMR-stoffen, en de fouten die eindigen in bevindingen van toezichthouders en geschorste vermeldingen op marktplaatsen.
Het helpt om te weten waarom het CPNP bestaat en wat er met de gegevens gebeurt zodra ze zijn ingediend.
Het portaal heeft twee hoofdfuncties, en samen verklaren ze waarom bepaalde informatie verplicht is en waarom het systeem in elkaar zit zoals het in elkaar zit.
Kennisgeving aan de toezichthouder vóór de markt. Artikel 13 van Verordening 1223/2009 vraagt dat elk cosmetisch product aan de Europese Commissie wordt gemeld voordat het op de EU-markt wordt gebracht. De kennisgeving vervult de voorwaarde voor toegang tot de markt. Zonder een geldige CPNP-kennisgeving staat het product wettelijk niet op de markt, of het nu fysiek in een magazijn ligt of in een winkelschap staat.
Ondersteuning bij een toxicologisch noodgeval. De gegevens die aan het CPNP worden geleverd, worden beschikbaar gesteld aan de nationale gifcentra en soortgelijke medische instellingen in de hele EU, zodat hulpverleners bij een medisch noodgeval met een cosmetisch product snel de samenstelling kunnen opvragen die ze nodig hebben om te handelen. Daarom is de raamreceptuur of de volledige samenstelling een verplicht veld.
Het doel van markttoezicht en het doel van hulp bij noodgevallen sturen het meeste van wat het portaal vraagt. Het CPNP is gemaakt voor toezichthouders en hulpdiensten, niet voor consumenten.
Drie verduidelijkingen die veel verwarring wegnemen.
Het CPNP is geen goedkeuring van het product. Een kennisgeving indienen betekent niet dat de Europese Commissie je product heeft beoordeeld of goedgekeurd. Het CPNP is een aangiftesysteem. Je dient de informatie in, je krijgt een referentienummer, en de juridische verantwoordelijkheid voor de conformiteit van het product blijft volledig bij de verantwoordelijke persoon.
Het CPNP is niet het PIF. Het productinformatiedossier is het volledige dossier dat de verantwoordelijke persoon aanhoudt, met het CPSR, de productiegegevens, de onderbouwing van de beweringen en de ondersteunende documenten. Het CPNP krijgt daar een deel van. De twee hangen samen, maar zijn niet hetzelfde.
Het CPNP werkt niet land voor land. Onder de cosmeticarichtlijn die aan Verordening 1223/2009 voorafging, moesten merken elke lidstaat afzonderlijk melden. Het CPNP verving dat versnipperde systeem in 2013. Eén kennisgeving, één portaal, toegang tot de hele EU plus de EER.
Slechts twee soorten gebruikers mogen kennisgevingen indienen.
Het profiel verantwoordelijke persoon wordt gebruikt door de rechtspersoon of natuurlijke persoon die in de EU is gevestigd, die het PIF aanhoudt, die op het etiket van het product staat en die de aansprakelijkheid voor de naleving draagt.
Voor merken van buiten de EU is dat meestal een ingehuurde dienst als verantwoordelijke persoon met een vestiging in een EU-lidstaat.
Het profiel distributeur wordt gebruikt in het specifieke geval dat artikel 13, lid 3, beschrijft: een distributeur die in een lidstaat een cosmetisch product aanbiedt dat al in een andere lidstaat op de markt is gebracht en die "op eigen initiatief enig element van de etikettering van dat product vertaalt om aan de nationale wetgeving te voldoen". Allebei die voorwaarden wegen. Een vertaling waar de verantwoordelijke persoon om heeft gevraagd, is niet het eigen initiatief van de distributeur, en een vertaling die om commerciële redenen wordt gemaakt en niet om aan de nationale wetgeving te voldoen, brengt je evenmin in dit profiel.
Het profiel distributeur is smaller dan de meeste merken denken en vervangt de kennisgeving door de verantwoordelijke persoon niet.
Een merk dat buiten de EU is gevestigd, kan niet zelf indienen. De kennisgeving moet worden gedaan door of namens de in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon. Dit is het misverstand dat ik het vaakst zie bij oprichters die hun EU-lancering zelf willen regelen.
Het CPNP is geen formulier dat je kunt improviseren.
Elk gegevensveld heeft een specifieke grondslag in de regelgeving, en wat je invult wordt naast de rest van je nalevingsdocumentatie gelegd.
Artikel 13, lid 1, van Verordening 1223/2009 noemt de informatie die de verantwoordelijke persoon moet indienen voordat een cosmetisch product op de markt wordt gebracht.
Categorie en naam van het product. Het product moet worden toegewezen aan een van de vooraf vastgelegde categoriecodes van het CPNP (huidverzorging, producten voor haar en hoofdhuid, mondhygiëne enzovoort). De handelsnaam moet het product specifiek herkenbaar maken, met merk, lijn en variant waar dat van belang is.
Naam en adres van de verantwoordelijke persoon. Dat moet overeenkomen met het adres dat op het etiket van het product staat en met het adres waar het PIF ter gerede beschikking wordt gehouden. Elk verschil is meteen een bevinding.
Land van oorsprong bij ingevoerde producten. Het land waar het product is gemaakt, voor producten die van buiten de EU worden ingevoerd.
De lidstaat waar het product op de markt zal worden gebracht. De specifieke EU-lidstaten waar je bij de lancering op mikt. Dat kan later worden bijgewerkt, maar het hoort de echte uitrol over de markten te weerspiegelen.
De contactgegevens van een natuurlijke persoon die zo nodig kan worden benaderd. Artikel 13, lid 1, onder e), gebruikt die formulering, en ze is ruimer dan een aanspreekpunt voor de instanties: die persoon moet bereikbaar zijn wanneer de nood zich voordoet, en dat is in de praktijk ook een gifcentrum dat een medisch spoedgeval behandelt, niet alleen een bevoegde instantie die informatie opvraagt. Geef dus een weg die ook echt wordt beantwoord, geen postbus.
Opgave van CMR-stoffen. De naam en het CAS- of EG-nummer van elke stof die als kankerverwekkend, mutageen of giftig voor de voortplanting (CMR) van categorie 1A of 1B is ingedeeld onder deel 3 van bijlage VI bij de CLP-verordening (EG) nr. 1272/2008, wanneer zulke stoffen in het product aanwezig zijn onder de specifieke uitzonderingen die artikel 15 van de cosmeticaverordening toestaat.
Opgave van nanomaterialen. De aanwezigheid van elke stof in de vorm van een nanomateriaal, zoals omschreven in artikel 2, lid 1, onder k), van de verordening, met de identificatie ervan (waaronder de chemische naam, IUPAC) en de redelijkerwijs te verwachten blootstellingsvoorwaarden. Dit veld uit artikel 13, lid 1, kent geen eigen uitzondering. De aparte kennisgeving onder artikel 16, en de uitzonderingen die in dat artikel staan, komen hieronder aan bod.
Raamreceptuur of exacte samenstelling. Een verwijzing naar een vooraf vastgelegd sjabloon voor de raamreceptuur, een exacte kwalitatieve en kwantitatieve samenstelling, of een samenstelling met bandbreedtes. Het gevraagde detailniveau volstaat voor de toxicologische hulpverlening van een gifcentrum.
Oorspronkelijke etikettering en foto van de verpakking (artikel 13, lid 2, niet 13, lid 1). Een kopie van het etiket zoals het op het product staat, plus een foto van de verpakking wanneer die redelijkerwijs leesbaar is. Anders dan alles hierboven wordt dit gemeld wanneer het product op de markt wordt gebracht, niet ervoor.
Voor de meeste kleine en middelgrote merken is de raamreceptuur de pragmatische keuze.
Het CPNP levert vooraf vastgelegde sjablonen voor de raamreceptuur van gangbare productcategorieën.
De raamreceptuur benoemt de categorieën ingrediënten en de bij benadering geldende concentratiebereiken die voor dat producttype typisch zijn, genoeg voor een gifcentrum om te begrijpen wat het product bevat zonder dat het merk zijn exacte eigen formule prijsgeeft.
Wordt een raamreceptuur gebruikt, dan koppelt de verantwoordelijke persoon de kennisgeving aan het passende sjabloon en geeft hij elk ingrediënt op dat buiten het typische bereik van dat sjabloon valt.
Past de formule van het product niet in een raamreceptuur, dan moet de volledige exacte samenstelling of de samenstelling met bandbreedtes worden ingevoerd.
Ik heb merken hun lancering een maand zien uitstellen omdat ze met een regulatory consultant aan het discussiëren waren of hun nieuwe serum in aanmerking komt voor een standaardraamreceptuur of een volledige opgave van ingrediënten nodig heeft. Meestal is het een telefoontje van tien minuten met de veiligheidsbeoordelaar. Dat soort dingen als grote beslissingen behandelen is precies wat een lancering traag maakt.
De pragmatische standaard: gebruik de raamreceptuur wanneer het product erin past, voer de volledige samenstelling in wanneer dat niet zo is, en steek je beslisenergie liever in de beweringen en de etikettering.
Zodra de kennisgeving is gevalideerd en ingediend, genereert het portaal een uniek CPNP-referentienummer.
Dat nummer is het bewijs van naleving voor het onderdeel kennisgeving. Amazon en andere grote EU-marktplaatsen vragen de CPNP-referentie bij het aanmaken van een productvermelding in elke cosmeticacategorie. Douaneautoriteiten gebruiken die in sommige gevallen om de naleving bij binnenkomende zendingen te controleren. Retailers vragen erom in hun documentatie voor het aanmelden van leveranciers.
Een ontbrekend of ongeldig CPNP-referentienummer is een van de vaakst voorkomende redenen waarom vermeldingen van cosmetica worden geschorst op Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it en de andere EU-marktplaatsen. Het referentienummer verwijst terug naar het volledige dossier van de kennisgeving, en elke nalevingscontrole van een marktplaats kan het in seconden controleren.
De werkwijze van het CPNP ligt sinds 2013 vast, met af en toe een vernieuwde interface. De stappen hieronder geven het proces weer zoals het er in april 2026 uitziet.
Toegang tot het CPNP begint met een EU Login-account, het authenticatiesysteem dat de meeste onlinediensten van de Europese Commissie gebruiken.
De aangewezen gebruiker van de verantwoordelijke persoon registreert een EU Login-account met naam, e-mailadres van de organisatie en basisgegevens ter identificatie.
Dat is een persoonlijk account, geen account van een organisatie. Eén persoon per EU Login.
Zodra de EU Login bestaat, logt de gebruiker in op SAAS, de toepassing van de Europese Commissie voor het beheer van rechten, en vraagt daar toegang tot het CPNP aan voor de organisatie.
De aanvraag noemt het soort profiel (verantwoordelijke persoon of distributeur), de naam van de organisatie en haar rol in de regelgeving.
De aanvraag wordt bekeken en goedgekeurd door het beheer van het CPNP, bij eenvoudige aanvragen meestal binnen een paar werkdagen.
Nadat de toegang is verleend, wordt de organisatie van de verantwoordelijke persoon in het CPNP aangemaakt, met haar juridische naam, haar EU-adres en de contactgegevens van de natuurlijke persoon die zo nodig kan worden benaderd.
Meerdere gebruikers uit dezelfde organisatie kunnen aan het profiel worden gekoppeld.
Bij een dienst als verantwoordelijke persoon die veel merken van klanten bedient, worden de merken van klanten hier deel van de CPNP-infrastructuur van die dienst.
Zodra de organisatie staat, kunnen de kennisgevingen per product worden aangemaakt. Voor elk product voert de verantwoordelijke persoon in:
de productcategorie uit de vooraf vastgelegde lijst van het CPNP, de handelsnaam met het merk, de productlijn en de specifieke productnaam, de beoogde lidstaten van distributie, het land van oorsprong bij ingevoerde producten, de fysieke persoon die instanties kunnen benaderen, de opgave van CMR-stoffen waar die van toepassing is, de opgave van nanomaterialen waar die van toepassing is, de verwijzing naar de raamreceptuur of de exacte samenstelling, het uploaden van het etiketontwerp en het uploaden van de foto van de verpakking.
Vóór het definitief indienen gaat de kennisgeving binnen het portaal langs een controle. Sommige velden geven een waarschuwing wanneer ze niet met elkaar kloppen (een raamreceptuur die niet strookt met de opgegeven CMR-stoffen, ontbrekende gegevens over een nanomateriaal terwijl de samenstelling er een aanwijst, een etiket waarop het adres van de verantwoordelijke persoon niet duidelijk staat). Die waarschuwingen hoor je op te lossen vóór het indienen.
Zodra je hebt ingediend, genereert het portaal het CPNP-referentienummer.
Vanaf dat punt is het product wettelijk gemeld.
Artikel 13, lid 7, van de verordening vraagt dat de verantwoordelijke persoon (of de distributeur, voor de informatie die hij heeft gemeld) de kennisgeving onverwijld bijwerkt zodra de informatie die onder de leden 1, 3 en 4 is ingediend verandert.
Aanleidingen om bij te werken zijn onder meer: een herformulering die de samenstelling wijzigt, een wijziging van de verpakking die het product raakt, een nieuwe handelsnaam of een hernoemde variant, lidstaten toevoegen aan of schrappen uit het distributieplan, een adreswijziging van de verantwoordelijke persoon, en elke wijziging in de status rond CMR of nanomaterialen.
Het portaal maakt ook onderscheid tussen een bijwerking (een echte wijziging in de productinformatie vanaf een bepaalde datum) en een correctie (eerder onjuiste gegevens in het bestaande dossier rechtzetten). Dat onderscheid telt, want het bepaalt hoe gifcentra de geschiedenis van de kennisgeving lezen.
Voor een merk dat bij nul begint, zonder bestaande dienst als verantwoordelijke persoon, duurt het aanmaken van de EU Login, het rond krijgen van de toegang via SAAS, het aanmelden van de organisatie en het indienen van de eerste kennisgeving meestal 2 tot 6 weken, waarvan het grootste deel in de aanvraag van de toegang en de aanmelding zit.
Voor een merk dat al een dienst als verantwoordelijke persoon met een werkende CPNP-infrastructuur gebruikt, kan een nieuwe productkennisgeving in 1 tot 3 werkdagen worden ingediend, zodra het PIF en het etiketontwerp definitief zijn.
De kennisgeving is het snelle deel. Op het punt komen waarop je kunt indienen is het trage deel.
Twee categorieën ingrediënten brengen extra verplichtingen mee, boven op de gewone kennisgeving onder artikel 13.
Bevat een product nanomaterialen zoals omschreven in artikel 2, lid 1, onder k), van de verordening, dan is boven op de gewone kennisgeving onder artikel 13 een extra kennisgeving onder artikel 16 vereist. In het artikel zelf staan twee uitzonderingen: artikel 16 geldt niet voor nanomaterialen die worden gebruikt als kleurstof, als uv-filter of als conserveermiddel en die onder artikel 14 zijn gereguleerd, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald (artikel 16, lid 2), en de kennisgeving zes maanden vooraf geldt niet voor producten met nanomaterialen die voldoen aan de eisen van bijlage III (artikel 16, lid 3).
Artikel 16 vraagt dat de verantwoordelijke persoon de Commissie zes maanden voordat het product op de markt wordt gebracht een kennisgeving stuurt. Dat venster van zes maanden geeft de Commissie de kans naar het nanomateriaal te kijken en, wanneer zij zorgen over de veiligheid heeft, het WCCV (Wetenschappelijk Comité voor consumentenveiligheid) om een advies te vragen. Het is geen venster waarin iets wordt vrijgegeven: het WCCV heeft zelf zes maanden om te antwoorden, dus die procedure kan doorlopen tot voorbij de lanceerdatum.
De gegevensset van artikel 16 omvat de identificatie van het nanomateriaal (waaronder de IUPAC-naam), de specificaties, een schatting van de jaarlijkse hoeveelheid van het nanomateriaal die in cosmetische producten op de EU-markt wordt gebracht, het toxicologisch profiel van het nanomateriaal, de veiligheidsgegevens ervan en de redelijkerwijs te verwachten blootstellingsvoorwaarden.
Wat dat praktisch betekent voor merken. Voor elke grondstof in nanovorm beslist één vraag: noemt de vermelding in de bijlage die nanovorm? De uitzondering volgt de vermelding en niet de naam van de stof, want de bijlagen III tot en met VI dekken nanomaterialen niet, tenzij die uitdrukkelijk zijn genoemd. Bijlage VI vermeldt Titanium Dioxide (nano) en Zinc Oxide (nano) als eigen vermeldingen, dus die kwaliteiten uv-filter vallen buiten artikel 16, en dat geldt ook voor Carbon Black (nano), vermelding 126a in bijlage IV, gebruikt als kleurstof. De ijzeroxiden staan in bijlage IV zonder nanovorm, en daarmee blijft de kennisgeving zes maanden vooraf niet als route over: artikel 14 laat alleen de kleurstoffen toe die in bijlage IV staan, dus een ijzeroxide in nanovorm dat als kleurstof wordt gebruikt is helemaal niet toegelaten, en de oplossing is dan een pigmentkwaliteit die niet nano is, geen indiening. Regel dit met je fabrikant voordat je de formule vastlegt: zes weken vóór de lancering een nanomateriaal onder artikel 16 ontdekken betekent dat de lancering minstens vier maanden opschuift.
Artikel 15 van de verordening verbiedt stoffen die onder de CLP-verordening als CMR van categorie 1A, 1B en 2 zijn ingedeeld in cosmetische producten, op een beperkt aantal uitzonderingen na.
Is zo’n stof aanwezig onder een van de uitzonderingen die artikel 15 toestaat, dan moet de CPNP-kennisgeving de stof met naam en met CAS- of EG-nummer opgeven. Voor categorie 2 is de beoordeling door het WCCV op zichzelf de route. Voor categorie 1A en 1B is de deur smaller: artikel 15, lid 2, verlangt dat aan vier voorwaarden samen is voldaan, en niet alleen aan een gunstig advies. De stof moet voldoen aan de voedselveiligheidsvoorschriften van Verordening (EG) nr. 178/2002, er mogen geen geschikte alternatieve stoffen voorhanden zijn, zoals gedocumenteerd in een analyse van de alternatieven, de aanvraag moet zijn ingediend voor een bijzonder gebruik van de productcategorie met een bekende blootstelling, en het WCCV moet de stof hebben beoordeeld en voor gebruik in cosmetische producten veilig hebben bevonden, met het oog op de totale blootstelling en op kwetsbare bevolkingsgroepen.
Wat dat praktisch betekent. Opgaven van CMR-stoffen in het CPNP worden naast de gepubliceerde uitzonderingen gelegd. Een CMR-stof die in de kennisgeving is opgegeven zonder geldige uitzondering is meteen een probleem met de naleving. Je veiligheidsbeoordelaar bekijkt de CMR-status van elke stof in deel A van het CPSR, dus als het CPSR compleet is, zijn de gegevens voor de opgave van CMR-stoffen al bekend.
Bij producten die uit meerdere onderdelen bestaan die niet apart worden verkocht (kits voor haarkleuring, sets om te exfoliëren, huidverzorging in twee stappen) behandelt het CPNP de kit als één kennisgeving met gekoppelde dossiers per onderdeel.
Bij producten met dezelfde formule maar meerdere verpakkingsvarianten kan één kennisgeving verschillende verpakkingsformaten dekken: de handleiding van het CPNP vraagt je de oorspronkelijke etikettering en de foto van de best leesbare verpakking toe te voegen, meestal de grootste, en niet elk formaat apart in te dienen. Kleurvarianten van hetzelfde make-upproduct vragen meestal ook geen aparte kennisgevingen, mits de verschillen van tint tot tint binnen de bandbreedte van de ingediende samenstelling blijven.
Wordt hetzelfde product door verschillende importeurs in de EU ingevoerd, elk met een eigen keten van oorsprong, dan vraagt elke invoerketen een eigen kennisgeving. De verantwoordelijke persoon kan dezelfde zijn, maar de kennisgeving moet de verschillende routes van oorsprong weergeven.
Dat is een technisch punt dat telt voor merken die in de EU met meerdere fulfilmentpartners werken. Maak de invoerketen helder vóór het indienen, zodat je later niet hoeft te wijzigen.
Het CPNP wijst zelf geen indieningen af, maar de gegevens die erin staan worden bij het markttoezicht doorlopend door nationale instanties naast andere bronnen gelegd, en de vaakst voorkomende bevindingen tegen cosmeticamerken zijn terug te voeren op fouten in het CPNP.
Niet bijwerken na een herformulering. Artikel 13, lid 7, vraagt dat de kennisgeving actueel blijft. Merken stellen het gehalte van een conserveermiddel bij, wisselen van grondstoffenleverancier of herzien een bewering, en de CPNP-kennisgeving wordt niet bijgewerkt. Wanneer een instantie het product inspecteert en de kennisgeving ernaast legt, is het verschil zichtbaar.
Adres van de verantwoordelijke persoon dat niet klopt. Het adres op het etiket van het product moet overeenkomen met het geregistreerde adres van de verantwoordelijke persoon in het CPNP en met het adres waar het PIF ter gerede beschikking wordt gehouden. Elk verschil levert een bevinding op.
Ontbrekende of te late opgave van een nanomateriaal. Een product met een nanomateriaal dat binnen het bereik van artikel 16 valt, dus waarvan de nanovorm niet in de bijlagen staat als kleurstof, uv-filter of conserveermiddel gereguleerd onder artikel 14 en dat niet door bijlage III wordt gedekt, en dat niet is opgegeven of is opgegeven zonder het venster van zes maanden te respecteren, staat niet conform op de markt, hoe veilig het ook is.
Raamreceptuur die niet klopt. De gekozen raamreceptuur weerspiegelt de werkelijke samenstelling van het product niet, of de opgegeven CMR-stoffen sluiten niet aan bij het typische ingrediëntenprofiel van die raamreceptuur.
Etiket en kennisgeving die niet met elkaar stroken. Het etiket vermeldt een ingrediënt, een bewering of een PAO (houdbaarheid na opening) die niet overeenkomt met de informatie in het CPNP-dossier.
Onvolledige upload van het etiket. Het etiketontwerp dat naar het portaal is geüpload is een concept dat niet overeenkomt met het uiteindelijk gedrukte etiket op het product.
Kwaliteit van de foto van de verpakking. De foto van de verpakking is onleesbaar, of toont niet alle productinformatie die een gifcentrum nodig heeft.
Een ontbrekende of ongeldige CPNP-kennisgeving is de eenvoudigste bevinding die er is. Het product staat wettelijk niet op de markt, en het optreden volgt meteen.
De sancties verschillen per lidstaat. Artikel 37 van Verordening 1223/2009 laat de bedragen volledig aan het nationale recht, dus er is geen Europees cijfer om te noemen. Het Italiaanse wetsbesluit 204/2015 stelt 1.000 tot 6.000 euro voor een ontbrekende of gebrekkige kennisgeving onder artikel 13 (artikel 9 van dat besluit). Duitsland, Frankrijk en Spanje stellen hun eigen sancties vast, elk met een eigen opzet en eigen bedragen. (Alle sanctie- en kostenbandbreedtes in dit artikel zijn indicatieve schattingen; controleer de actuele wettelijke bedragen in het betrokken rechtsgebied voordat je erop vertrouwt.)
Naast de boetes is de operationele schade vaak zwaarder: het betrokken product gaat uit de handel, de niet-naleving wordt gepubliceerd in de nationale meldingenstroom en mogelijk op Safety Gate, en relaties met retailers en marktplaatsen gaan verloren. Amazon en andere platforms schorsen vermeldingen van cosmetica meteen wanneer de CPNP-referentie ontbreekt of ongeldig is.
Het CPNP oogt van buitenaf eenvoudig. Een formulier, een referentienummer, klaar. De oprichters die het zo behandelen zijn degenen die in de derde maand na de lancering ontdekken dat hun vermeldingen op Amazon zijn verdwenen omdat de kennisgeving met het verkeerde profiel van de verantwoordelijke persoon is ingediend. De tien minuten die ze bij het indienen bespaarden, kostten negentig dagen om de verkoop terug te krijgen.
De discipline die merken beschermt, is het CPNP behandelen als de laatste poort van de naleving, en het pas indienen wanneer het PIF, het CPSR, het etiket en de productieketen echt klaar zijn. Vroeg indienen vergroot alleen maar de gaten die elders in de documentatie zitten.
Cosmeticamerken werken in 2026 in een handhavingsklimaat dat veel verder reikt dan de nationale instanties voor markttoezicht.
Amazon EU vraagt het CPNP-referentienummer bij het aanmaken van een productvermelding in alle cosmeticacategorieën. Vermeldingen zonder geldige referentie worden geweigerd of geschorst.
Shopify, Etsy en grote EU-platforms voor e-commerce vragen steeds vaker documentatie over de naleving, waaronder het bewijs van de CPNP-kennisgeving, bij het aanmelden van een verkoper of bij een controle per categorie.
Inkopers van retailers (Sephora, Douglas, Boots en regionale ketens) nemen de controle van de CPNP-referentie op in hun standaardpakket voor het aanmelden van leveranciers.
Douaneautoriteiten in verschillende lidstaten controleren de status van de CPNP-kennisgeving bij de invoer van cosmetica, vooral bij producten van buiten de EU.
Het CPNP is de facto infrastructuur geworden voor de handel in cosmetica in de EU. Een product dat technisch veilig is maar niet correct is gemeld, is operationeel niet levensvatbaar. Het CPNP goed doen is een commerciële voorwaarde vooraf.
Wat is het CPNP en waarom moet ik mijn cosmetische product melden?
Het Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) is het onlinesysteem van de Europese Commissie waarin elk cosmetisch product dat in de EU wordt verkocht door de verantwoordelijke persoon moet worden gemeld voordat het op de markt komt. Het is voorgeschreven door artikel 13 van Verordening (EG) nr. 1223/2009 en is het enige meldpunt van de EU sinds de verordening op 11 juli 2013 van toepassing werd. Eén kennisgeving dekt alle 27 EU-lidstaten plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein, waarbij Noord-Ierland onder het Windsor-kader het CPNP blijft gebruiken. De kennisgeving zelf is gratis. Ze dient twee doelen: kennisgeving aan de instanties voor markttoezicht vóór de markt, en gegevens over de samenstelling voor de nationale gifcentra bij medische noodgevallen met het product. Zonder een geldige CPNP-kennisgeving staat een cosmetisch product wettelijk niet op de markt, hoe het fysiek ook is verspreid.
Wie mag een CPNP-kennisgeving indienen?
Alleen de in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon, of een distributeur die handelt onder de specifieke voorwaarden van artikel 13, lid 3, van de verordening, mag kennisgevingen indienen. Een merk dat buiten de EU is gevestigd, kan niet zelf indienen. Merken van buiten de EU moeten een verantwoordelijke persoon aanwijzen die in een EU-lidstaat is gevestigd, die het PIF aanhoudt, die op het etiket van het product staat en die de aansprakelijkheid voor de naleving draagt. De verantwoordelijke persoon kan de fabrikant in de EU zijn als die in de EU is gevestigd, de importeur in de EU, of een ingehuurde dienst als verantwoordelijke persoon. Zo’n dienst inhuren kost meestal 500 tot 2.000 euro per jaar voor een kleine catalogus. De verantwoordelijke persoon dient kennisgevingen in via het profiel verantwoordelijke persoon in het CPNP, waar je binnenkomt met een EU Login-account en waarvoor je via de toepassing SAAS wordt gemachtigd.
Welke informatie vraagt de CPNP-kennisgeving onder artikel 13?
Artikel 13, lid 1, vraagt de categorie en de naam van het cosmetische product waarmee het specifiek herkenbaar is, de naam en het adres van de verantwoordelijke persoon waar het PIF toegankelijk is, het land van oorsprong bij ingevoerde producten, de lidstaten waar het product op de markt zal worden gebracht, en de contactgegevens van een fysieke persoon voor vragen van instanties. Het vraagt ook de naam en het CAS- of EG-nummer van eventuele CMR-stoffen van categorie 1A of 1B die aanwezig zijn onder de uitzonderingen van artikel 15, plus de aanwezigheid van eventuele nanomaterialen met hun identificatie en hun redelijkerwijs te verwachten blootstellingsvoorwaarden (en een extra kennisgeving onder artikel 16 zes maanden voordat het product op de markt komt, tenzij de uitzonderingen van artikel 16, lid 2, of 16, lid 3, gelden, wat ervan afhangt of de bijlagen die nanovorm vermelden). Ten slotte vraagt artikel 13, lid 1, de raamreceptuur of de exacte kwalitatieve en kwantitatieve samenstelling. De oorspronkelijke etikettering en, wanneer redelijkerwijs leesbaar, een foto van de verpakking staan in plaats daarvan in artikel 13, lid 2, en zijn verschuldigd wanneer het product op de markt wordt gebracht en niet ervoor. De gegevens over de samenstelling zijn nodig voor de toxicologische hulpverlening van gifcentra bij medische noodgevallen.
Wat kost een CPNP-kennisgeving?
De CPNP-kennisgeving zelf is gratis. Er zijn geen indieningskosten aan de Europese Commissie voor gewone kennisgevingen onder artikel 13 of voor kennisgevingen van nanomaterialen onder artikel 16. Wat een merk werkelijk uitgeeft, zit in de voorwaarden vooraf: de dienst als verantwoordelijke persoon (500 tot 2.000 euro per jaar voor een kleine catalogus), het opstellen van het PIF (500 tot 1.800 euro per product), het CPSR (300 tot 800 euro per product, meestal in het PIF gebundeld), de stabiliteitstests (500 tot 2.000 euro per formulering) en de onderbouwing van beweringen waar die nodig is (2.000 tot 25.000 euro, afhankelijk van de bewering). Voor een merk dat drie tot vijf producten in de EU lanceert, komen de totale kosten van naleving, met alle voorwaarden vooraf en de dienst als verantwoordelijke persoon erbij, uit op 3.500 tot 12.000 euro, waarbij de CPNP-kennisgeving zelf niets aan de rekening toevoegt.
Wat is een raamreceptuur en moet ik er een gebruiken?
Een raamreceptuur is een vooraf vastgelegd sjabloon voor de samenstelling dat de categorieën ingrediënten en de bij benadering geldende concentratiebereiken benoemt die typisch zijn voor een bepaalde productcategorie (hydraterende crème, shampoo, tandpasta enzovoort). Het CPNP levert die sjablonen zodat de verantwoordelijke persoon naar het passende sjabloon kan verwijzen zonder de exacte eigen formule prijs te geven. Raamrecepturen volstaan voor de toxicologische hulpverlening van een gifcentrum. Voor de meeste kleine en middelgrote cosmeticamerken is de raamreceptuur de pragmatische keuze: ze spaart tijd en beschermt de vertrouwelijkheid van de formule. Valt de werkelijke samenstelling van het product buiten het bereik dat een beschikbare raamreceptuur dekt, dan moet in plaats daarvan de exacte kwalitatieve en kwantitatieve samenstelling worden ingevoerd. Je veiligheidsbeoordelaar of je verantwoordelijke persoon kan de passende raamreceptuur aanwijzen tijdens het opstellen van het CPSR en het PIF, dus die beslissing is geen aparte stap.
Wat gebeurt er als mijn CPNP-kennisgeving ontbreekt of niet klopt?
De gevolgen van de handhaving lopen op met de ernst. Een ontbrekende kennisgeving betekent dat het product wettelijk niet op de markt staat. Het optreden omvat bevelen om het product uit de handel te nemen, nationale geldboetes waarvan de bedragen door elke lidstaat onder artikel 37 worden vastgesteld en niet door de verordening (Italië bijvoorbeeld stelt 1.000 tot 6.000 euro voor een ontbrekende kennisgeving onder artikel 13), en publicatie in de nationale meldingenstroom en mogelijk op Safety Gate. Naast de directe sancties is de operationele schade vaak groter: onmiddellijke schorsing van vermeldingen op Amazon en andere grote EU-marktplaatsen (die het CPNP-referentienummer vragen bij het aanmaken van een product), verlies van relaties met retailers, en schade aan de reputatie van het merk. Een kennisgeving die niet klopt (verkeerd adres van de verantwoordelijke persoon, verouderde formule, etiket dat niet strookt, ontbrekende opgave van een nanomateriaal) levert bevindingen op die binnen een door de toezichthouder gestelde termijn moeten worden hersteld, meestal 30 tot 90 dagen.
Gebruikt het Verenigd Koninkrijk na de brexit nog het CPNP?
Groot-Brittannië (Engeland, Schotland, Wales) gebruikt het CPNP niet meer. Sinds 1 januari 2021 worden cosmeticakennisgevingen voor Groot-Brittannië ingediend via het portaal Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), dat wordt beheerd door het Britse Office for Product Safety and Standards (OPSS). Merken die in Groot-Brittannië verkopen hebben een verantwoordelijke persoon in het Verenigd Koninkrijk nodig, een PIF voor Groot-Brittannië (waarvan de inhoud grotendeels die van het EU-PIF weerspiegelt) en een SCPN-kennisgeving. Noord-Ierland blijft onder het Windsor-kader de Europese cosmeticaverordening volgen, dus producten die op de markt van Noord-Ierland worden gebracht, worden via het Europese CPNP gemeld, met een verantwoordelijke persoon in de EU. Merken die zowel in de EU als in Groot-Brittannië verkopen, houden een dubbele nalevingsinfrastructuur aan: twee verantwoordelijke personen, twee PIF’s, twee systemen voor kennisgeving. Voor het kader dat specifiek voor het Verenigd Koninkrijk geldt, zie de gids over de Britse cosmeticaregelgeving.
De AI heeft deze pagina getranscreëerd uit het Engelse origineel en de juridische termen getoetst aan de officiële versie van de verordening in deze taal. Lees het Engelse origineel
Verder lezen
Onafhankelijke gids voor de documenten bij import en export van cosmetica in 2026. Douane-eisen in de EU, de VS en Groot-Brittannië, HS-codes, certificaten van vrije verkoop, IOSS, MoCRA en de valkuilen die het meest kosten. Uit 30 jaar in de sector.
Complete onafhankelijke gids bij merkbescherming voor cosmeticamerken in 2026. EUIPO, USPTO, UKIPO en het Madridsysteem vergeleken, de klassen 3 en 5 van Nice uitgelegd, kosten en doorlooptijden. Na 30 jaar in de sector. Geen juridisch advies.
Onafhankelijke vergelijking van de etiketeisen voor cosmetica in de EU, de VS en Groot-Brittannië in 2026: verplichte vermeldingen, symbolen, taalregels, druktechniek en een checklist vóór productie. Na 30 jaar in de sector.
